Od pomysłu do wdrożenia - projekty z Hackathonu pomagają miastom
W listopadzie 2020 r. w ramach GovTech Festival odbył się pierwszy "Hackathon dla Miast", współorganizowany przez Polski Fundusz Rozwoju oraz Centrum GovTech. Jego głównym celem było pokazanie, że cyfryzacja rozwiązuje rzeczywiste problemy społeczności lokalnych. Aplikacje wypracowane podczas hackathonu przez zespoły programistów w ścisłej współpracy z miejskimi urzędnikami oraz ekspertami miały służyć samorządom w walce ze skutkami pandemii, ale także w rozwiązaniu od dłuższego już czasu istniejących trudności.
Zwycięzcy Hackathonu dla Miast mieli 6 miesięcy na wdrożenie funkcjonalnych aplikacji w miastach
Rzuć palenie w Zduńskiej Woli
Zduńska Wola od wielu lat borykała się z problemem smogu, który wynikał głównie z dużej ilości przestarzałych instalacji grzewczych, czyli tzw. kopciuchów, zarówno w domach jedno-, jak i wielorodzinnych. Według raportu Krakowskiego Alarmu Smogowego, przestarzałe systemy ogrzewania odpowiadają za aż 52% zanieczyszczenia powietrza. Zjawisko to w Zduńskiej Woli było na tyle poważne, że miasto wielokrotnie zajmowało niechlubne wysokie pozycje w różnych rankingach europejskich, które porównywały dane dot. jakości powietrza.
W celu polepszenia jakości powietrza, konsekwentnie co roku ponawiany jest miejski program dotacji „Stop Smog”, który pozwala mieszkańcom Zduńskiej Woli na wymianę „kopciuchów”, na inne, ekologiczne źródła ciepła. W ramach tej inicjatywy miasto przyznaje dofinansowanie do tejże wymiany w wysokości do 50% inwestycji (maksymalnie 5 tys. zł). Prowadzone są także szerokie działania edukacyjne, mające na celu dostrzeżenie problemu smogu przez Zduńskowolan.
Urzędnicy miejscy stwierdzili jednak, że oprócz działań edukacyjno-informacyjnych, równie ważne są ułatwienia przy wymianie ogrzewania na bardziej ekologiczne oraz wiedza dotycząca procedur. Dla wielu osób barierą staje się konieczność dzwonienia do wielu specjalistów, monterów czy sklepów. Porównywanie ofert zajmuje dużo czasu i odstrasza od starania się o wymianę pieca. Podobnie ma się sytuacja z drugiej strony – specjaliści też nie są w stanie wyczerpująco odpowiadać na wszystkie zadane pytania, tym bardziej, że często są one jedynie orientacyjne.
Dużym problemem w mieście była dotychczas kwestia braku wiedzy mieszkańców, w zakresie tego, które budynki mogą zostać podłączone do sieci miejskiego lub gazowego ogrzewania. Urząd miasta zaś dysponuje nie tylko danymi dotyczącymi istniejącej już infrastruktury grzewczej, ale również planowanej modernizacji.
Dlatego też postanowiono o uporządkowaniu i wykorzystaniu posiadanych informacji i stworzeniu webowej aplikacji Stop Smog pokazującej mieszkańcom możliwości, z których mogą skorzystać przy wymianie starych pieców, na nowy system grzewczy, w zależności od lokalizacji ich miejsca zamieszkania. Aplikacji ta ma łączyć działania edukacyjne z ułatwieniem mieszkańcom wyliczania kosztów wymieniania źródła ciepła na ekologiczne oraz szacunkowej eksploatacji w kolejnych latach. Mieszkańcy Zduńskiej Woli mogą w ten sposób dowiedzieć się, z jakich źródeł ciepła mogą skorzystać – miejskiej sieci ciepłowniczej lub gazowej, a także ogrzewania elektrycznego i kotłów na biomasę.
Podczas Hackathonu dla Miast uznano, że najlepiej założone funkcjonalności spełnia projekt aplikacji zespołu GBX Soft. Przygotował on rozwiązanie informatyczne, złożone z czterech głównych elementów:
- informacyjnej strony internetowej;
- kalkulatora inwestycji transformacji energetycznej gospodarstwa domowego;
- generatora wniosku o dotację dla mieszkańców Zduńskiej Woli;
- panelu CMS, zbierającego dane i statystyki na temat wyliczeń i aktywności użytkowników.
Ponadto, zespół udzielił Urzędowi Miejskiemu w Zduńskiej Woli 3 miesięcznej gwarancji na poprawne i zgodne z dokumentacją działanie platformy oraz zobowiązał się do opieki nad utrzymaniem systemu przez 60 dni od daty wdrożenia.
Pierwsze efekty wdrożenia są już widoczne w postaci wzrostu zainteresowania wśród mieszkańców wymianą tzw. kopciucha. Dzięki powstaniu aplikacji, urzędnik nie musi każdej osobie tłumaczyć jakie możliwości wymiany systemu grzewczego i na jakich zasadach posiada, lecz może odesłać do prostego narzędzia wskazującego krok po kroku drogę postępowania w tym zakresie – dostosowaną osobno do każdego użytkownika.
Aplikacja „Stop Smog” jest łatwa do wdrożenia w innych miastach
Celem stworzenia aplikacji webowej było także ułatwienie procesu składania wniosku o wymianę pieca grzewczego, dlatego zawiera ona moduł pozwalający na generowanie formularza, który został maksymalnie uproszczony w stosunku do dotychczasowego wypełniania wniosków, a jednocześnie jest zgodny z przyjętą uchwałą.
Choć w obecnym kształcie rozwiązanie pozwala na generowanie wniosku o wymianę pieca, nie daje możliwości złożenia tego wniosku wprost w aplikacji. Powodem są nie kwestie techniczne, a regulacje urzędowe, które w tym momencie nie pozwalały na stworzenie tego typu rozwiązania.
Świdnik wyposażony w narzędzie do analizy mobilności
Dla Świdnika „Hackathon dla Miast” to drugie tego typu wyzwanie współorganizowane przez Centrum GovTech. W 2019 r. wspólnie z zespołami programistów świdniccy urzędnicy pracowali nad stworzeniem aplikacji wyszukującej nieprawidłowości w deklaracjach śmieciowych składanych przez mieszkańców. Dzięki opracowanemu algorytmowi udało się odnaleźć 1300 osób, które dotąd nie płaciły za wywożenie odpadów.
Tym razem, samorząd lokalny poszukiwał rozwiązania dla usprawnienia obszaru komunikacji miejskiej. Zrównoważony transport to – w ocenie urzędników ze Świdnika - efektywne gospodarowanie miejskimi przestrzeniami przy jednoczesnym spełnieniu oczekiwań mieszkańców. Z uwagi na stosunkowo niewielki obszar miasta, władze lokalne chcą propagować poruszanie się za pomocą rowerów oraz pieszo.
Świdnicki ratusz szukał rozwiązania, które pomoże dokonać analizy miejskiego ruchu i potrzeb mieszkańców oraz umożliwi utworzenie bardziej funkcjonalnej przestrzeni sieci publicznych, tak aby zapewnić przestrzenną spójność miasta. Wcześniej w tym celu miasto przeprowadzało badania ankietowe oraz korzystało z wiedzy i wyników badań stowarzyszeń rowerowych działających na terenie Świdnika. Nie pozwalały one jednak na weryfikację przemieszczania się mieszkańców Świdnika w czasie rzeczywistym, a przez wąską grupę biorących udział w badaniach, nie były one również reprezentatywne.
Miasto potrzebowało więc programu służącego do bieżącej analizy mobilności w celu pozyskania wszechstronnych i danych do dalszego rozwoju infrastruktury publicznej, takiej jak ścieżki rowerowe, chodniki, parki, zapotrzebowanie na dodatkowe ławki w mieście itp.
Zespół AiRonmen podczas „Hackathonu dla Miast” stworzył projekt rozwiązania „Agregator Mobilności Mieszkańców”. To oprogramowanie wewnętrzne, z którego będą korzystać pracownicy Urzędu Miasta. Dzięki analizie obrazu kamer miejskich, oprogramowanie dokona średnich pomiarów liczby pieszych, rowerzystów i samochodów w danym punkcie. Stworzenie i uruchomienie rozwiązania wymagało konkretnych rozwiązań technicznych - aplikacji serwerowej agregującej dane z Zakładu Transportu Miejskiego w Lublinie i monitoringu miejskiego oraz aplikację serwerową analizującą obraz z kamer monitoringu miejskiego.
Platforma stworzona przez zespół AiRonmen wykorzystuje innowacyjny algorytm rozpoznający obiekty na zdjęciach
Proces wdrożenia rozwiązania wymagał kolejno: organizacji serwera, dostępu do kamer monitoringu miejskiego, określenia specyfikacji technicznej i dopracowania oprogramowania. Na koniec miała miejsce instalacja rozwiązania w Świdniku i szkolenie z obsługi systemu dla pracowników urzędu. Obecnie system jest już uruchomiony i rozpoczął pobieranie obrazu i danych z monitoringu miejskiego.
"Ma bardzo szerokie zastosowanie, bo pokazuje mobilność mieszkańców oraz to, w jakich miejscach występuje wzmożony ruch. To przydatna informacja przy planowaniu kolejnych inwestycji. By wytłumaczyć to nieco bardziej obrazowo, wyobraźmy sobie osobę, która prosi o wybudowanie ścieżki rowerowej w konkretnym miejscu. Oprogramowanie pozwoli prześledzić, czy jeździ tamtędy dużo rowerzystów. Jeśli tak, faktycznie będzie można stworzyć w tym miejscu ścieżkę rowerową. Jeśli będą to pojedynczy mieszkańcy, znajdziemy lokalizację w pobliżu, która jest częściej uczęszczana i gdzie ścieżka bardziej się sprawdzi"
- wyjaśnia Marcin Dmowski, zastępca burmistrza Świdnika.
Działające już oprogramowanie pozwoli urzędnikom na analizę danych z różnych przedziałów czasowych: jednej godziny, dnia, tygodnia, a nawet miesiąca. Gromadzone informacje zostaną podzielone na 3 kategorie: piesi, samochody i rowerzyści. Miasto wskazuje jednak, że korzyści z rozwiązania będą obserwowane w dłuższej perspektywie – kiedy na podstawie zebrania większej ilości danych zaistnieje możliwość dokonania w szybki sposób analizy i porównania miejsc najbardziej/ najmniej uczęszczanych.
Generator lokalnego biznesu w Stargardzie
Problem, z którym do „Hackathonu dla Miast” zgłosił się Stargard dotyczył sektora mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw, które podczas pandemii znalazły się w trudnej sytuacji z uwagi na spadającą sprzedaż i brak kanałów dotarcia do klientów. Trudności te dotyczyły szczególnie małych, rodzinnych firm handlowych, usługowych i gastronomicznych, które z uwagi na brak cyfrowych narzędzi i kompetencji, zaczęły przegrywać konkurencję ze sklepami sieciowymi i dużymi koncernami.
Władze miasta postanowiły stworzyć dla stargardzkich przedsiębiorców platformę online, która stanowić miała miejsce promocji dla lokalnego biznesu. Na kupujlokalnie.stargard.pl zarejestrowało się jednak jedynie 100 z ponad 6000 działających w mieście firm. W ocenie urzędników miejskich, miało to związek z obawami przed problemami logistycznymi związanymi z handlem elektronicznym.
Stąd powstał pomysł na zgłoszenie się do hackathonu i wypracowanie prostej aplikacji mobilnej, która mogłaby zastąpić do tej pory funkcjonującą platformę. Zgodnie z założeniami, miała ona dawać przedsiębiorcom możliwość łatwego i intuicyjnego dodawania produktów i podstawowych danych o nich w postaci zdjęć, ceny i lokalizacji firmy. Aplikacja powinna także upraszczać kwestie płatności oraz umożliwiać zamawianie produktów z dostawą bezpośrednio do klienta lub do paczkomatu, co wpływa znacząco na podniesienie bezpieczeństwa transakcji podczas pandemii.
Spośród zespołów rywalizujących podczas „Hackathonu dla Miast”, jurorzy wybrali jako zwycięski projekt „znani-lokalnie.pl” zespołu Rzeszów Smart Team. Ich rozwiązanie opiera się na stworzeniu aplikacji mobilnej składającej się z trzech modułów. Pierwszy z nich to część publiczna, widoczna i dostępna dla mieszkańców. Zawiera ona widok: listy firm, profil pojedynczej firmy, widok listy produktów i profil pojedynczego produktu oraz widok listy usług i zakładkę kontaktową.
Nowa strona i aplikacja pomoże lokalnym przedsiębiorcom ze Stargardu dotrzeć do większej grupy odbiorców
Drugi moduł przeznaczony jest dla firmy i umożliwia dodawanie zdjęć, informacji produktowych, danych firmy oraz zarządzania produktami i usługami. Trzeci zaś moduł to panel administratora, dzięki któremu miasto ma zarządzać produktami i usługami w aplikacji.
W celu stworzenia aplikacji, miasto udostępniło programistom m.in. wypracowane w ramach www.kupujlokalnie.stargard.pl doświadczenia w zakresie programowania, dane i kontakty firm obecnych na platformie, jak również dostęp do analityki serwisu. Zespół Rzeszów Smart Team otrzymał również dostęp do zebranych przed hackathonem poprzez Google Analytics danych, a także mógł skorzystać z doświadczenia osób tworzących serwis (w tym zewnętrznych deweloperów), jak również wsparcia promocyjnego i dostępu do wszelkich kanałów kontaktu z otoczeniem (strona www miasta, profil FB, lokalny magazyn informacyjny).
Wdrożenia od kuchni – doświadczenia urzędników i zespołów
Jak wynika z badania przeprowadzonego przez PFR dla Miast, tylko jedna trzecia samorządów ma doświadczenie współpracy z innowacyjną firmą technologiczną. Z uwagi na powyższe poprosiliśmy samorządowców także w przypadku wdrożeń po Hackathonie dla Miast o wnioski i rekomendacje dotyczące procesu wprowadzania w życie wypracowanych rozwiązań.
W ocenie urzędników ze Świdnika praca z zespołem AiRonmen przebiegała sprawnie i szybko i na bieżąco otrzymywali oni odpowiedzi na pytania lub wątpliwości. Docelowy Agregator Mobilności Mieszkańców posiada funkcjonalności jakich oczekiwali przystępując do "Hackathonu dla Miast".
Ponadto, w ocenie pracowników świdnickiego magistratu, dokonując oceny współpracy pomiędzy administracją samorządową i spółkami technologicznymi, przede wszystkim wychodzą z założenia, że administracja publiczna i nowe technologie idą w parze – posiadają wspólny mianownik – ludzi i ich potrzeby oraz oczekiwania. Warto, ich zdaniem, sprawdzać możliwości i być otwartym na dialog z zespołami zajmującymi się nowymi technologiami, bo efekt prac usprawnia pracę samorządom oraz wychodzi naprzeciw mieszkańcom.
Zespół AiRonmen ocenia współpracę ze Świdnikiem równie pozytywnie. Zapytani o powody wzięcia udziału w “Hackathonie dla Miast” programiści wskazali, że było to połączenie względów towarzyskich i chęci wspólnego wzięcia udziału w ciekawym i rozwojowym wydarzeniu, z patriotyzmem lokalnym (jeden z członków AiRonmen pochodzi właśnie ze Świdnika). Do plusów współpracy z samorządem zespół zalicza możliwość przetestowania umiejętności programistycznych w praktycznym środowisku miejskim i z wykorzystaniem funkcjonującego już systemu monitoringu.
"Świdnik bardzo rzetelnie i z pełnym zaangażowaniem podchodził do naszego projektu. Otrzymywaliśmy bardzo szybko odpowiedzi na emaile, pomoc techniczna w sprawach kamer monitoringu i serwerów również była bardzo sprawnie zorganizowana. Nie napotkaliśmy żadnych barier nie do przejścia. Jedynym nie w pełni pozytywnym doświadczeniem była przeciągająca się biurokracja wokół projektu, tworzenia umów i procedur RODO, lecz z naszego doświadczenia wynika, że jest to w pewnym sensie norma w pracy z dokumentami prawniczymi i licencjami"
- mówi Adam Radomski z zespołu AiRonmen
Jak wskazuje z kolei koordynator wdrożenia w Zduńskiej Woli, Michalina Łagunionok, oprócz zadowolenia z wdrożonej aplikacji, ze współpracy z zespołem GBX Soft płynie dla urzędników samorządowych także nauka, że za rozwiązaniami technologicznymi podąża konieczność większej elastyczności w zakresie uregulowań prawnych.
W przypadku aplikacji Stop Smog zaistniała konieczność dostosowywania oferty programistów do potrzeb i warunków miejskich. Osoby odpowiadające w ratuszu za koordynację wdrożenia ściśle współpracowały z prawnikami oraz PFR nad konstruowaniem właściwych umów, z uwagi na konieczność uwzględnienia praw autorskich oraz właściwych licencji do korzystania z projektu. Pomimo faktu, że niektóre kwestie były skomplikowane i wymagały wielostronnych uzgodnień, wdrożenie trwało zaledwie kilka miesięcy, co szczególnie w warunkach pracy zdalnej i ograniczeń pandemicznych, jest wynikiem dobrym.
Stargard ma już pewne doświadczenia w nowych metodach wsparcia lokalnego biznesu. Wcześniej miasto prowadziło projekt pod nazwą StartupShaker Stargard, gdzie młodzi ludzie, w większości uczniowie szkół średnich pracowali nad własnymi, innowacyjnymi projektami biznesowymi. Współpraca z programistami podczas hackathonu była jednak dla Stargardu nowym doświadczeniem i dużym wyzwaniem. Mimo to, zarówno przedstawiciele miasta jak i zespołu Rzeszów Smart Team mają pozytywne wrażenia.
"Oceniamy współpracę jako ciekawą i na pewno zwiększającą poziom naszej wiedzy na temat startupów, funkcjonowania młodych firm i segmentu IT. Sukces ostatecznego rozwiązania na pewno zależy na efektywnym połączeniu technologii i podejścia do wdrażania aplikacji wśród przedsiębiorców, co jest nie mniej trudnym wyzwaniem niż sam proces tworzenia rozwiązania"
- wskazuje Arkadiusz Kocikowski, Dyrektor Biura Funduszy Europejskich i Rozwoju Gospodarczego w Stargardzie
Hackathon miejski był nowym doświadczeniem zarówno dla zespołów jak i urzędników
Podobnie jak przy powstawaniu startupów, wdrażanie innowacji w miastach wiąże się z pewnym ryzykiem niepowodzenia. Każda próba niesie jednak za sobą wiele lekcji i zwiększa doświadczenie zarówno urzędników jak i przedsiębiorców rozpoczynających współpracę z samorządami. Tak też było w przypadku Chełma, gdzie nie doszło do odbioru wdrożenia ze względu na niespełnienie przez zespoł projektowy wymagań funkcjonalnych w wyznaczonym terminie. Przedstawiciele miasta przyznają, że pierwotne założenia aplikacji mającej identyfikować miejsca odbioru odpadów medycznych okazały się trudne do zrealizowania ze względu na ograniczenia prawne. Innym wyzwaniem było przygotowanie danych o odpowiedniej jakości, które wymagało koordynacji działań wielu instytucji.
Uczestnicy pracujący nad wdrożeniem systemu bezpiecznej segregacji odpadów dla Chełma zwracają uwagę na dużą rolę wzajemnego zaufania między członkami zespołu. Przyznają, że poznali się tuż przed hackathonem i choć nie stanowi to problemu podczas wydarzenia, to kilkumiesięczna praca nad wdrożeniem wymagała większej odpowiedzialności. Co zwiększyłoby szansę na wdrożenie zdaniem zespołu?
"Otwarta komunikacja napotykanych problemów, szybsze reagowanie na zmiany w harmonogramie projektu i wcześniejszy dostęp do danych odpowiedniej jakości. Udział w hackathonie i próba wdrożenia jest dla nas dużym doświadczeniem. Poznaliśmy świat samorządu wraz z jego problemami i potrzebami, co na pewno pomoże nam realizować projekty dla miast w przyszłości"
– mówi Paulina Przychodzień, liderka zespołu KLAMP
W ocenie samorządowców, szczególną wagę w przypadku tworzenia aplikacji należy przywiązywać do kwestii gromadzenia danych osobowych, praw autorskich i innych umocowań prawnych projektu. Wskazują także, że warto brać udział w takich wydarzeniach, bo nic nie kosztują, a uczą bardzo wiele, często w przyspieszonym tempie.
Jakie lekcje z wdrożeń płyną dla organizatorów miejskich hackathonów?
Mimo wielu wyzwań prawnych, organizacyjnych i technicznych, urzędnicy i zespoły są zgodne, że poprzez hackathony wdrożeniowe można efektywnie rozwiązać realne potrzeby miasta. Na co powinni zwrócić uwagę organizatorzy podobnych przedsięwzięć?
Istotnym elementem w ocenie projektów hackathonowych powinno być kryterium wdrażalności aplikacji prezentowanych przez uczestników. Bardzo zaawansowane technologicznie rozwiązania mogą być zbyt kosztowne i skomplikowane do zaaplikowania w samorządzie, dlatego zespoły powinny szczegółowo opisać harmonogram, wymagania techniczne oraz oczekiwania co do zaangażowania przedstawicieli miasta. Urzędnicy powinni ocenić, czy zaprezentowany plan jest realny, tak aby zmaksymalizować szansę na sukces wdrożenia.
Aby zespoły miały motywację do kontynowania pracy po hackathonie, organizatorzy mogą zapewnić dwustopniową formę nagrody, co zdało egzamin podczas “Hackathonu dla Miast”, gdzie zespoły poza nagrodami za zwycięstwo (10 tys. zł) otrzymały drugą nagrodę w wysokości 20 tys. zł dopiero po odbiorze wdrożenia przez miasto. Ponadto, warto zapewnić ścieżkę rozwoju biznesu dla autorów aplikacji, jako że pierwsze wdrożenie daje im referencje i otwiera furtkę do skalowania na inne miasta. W tym celu organizator może pomóc zespołom w dotarciu do zainteresowanych samorządów oraz skierować do odpowiednich inkubatorów przedsiębiorczości.
Kolejnym ważnym aspektem, który podkreślali uczestnicy jest zapewnienie pełnego zestawu miejskich danych o odpowiedniej jakości przed hackathonem. Miasta będące partnerami wydarzenia przy wsparciu organizatorów i ekspertów powinny określić jakie dane mogą być przydatne programistom, pozyskać je od odpowiednich jednostek w urzędzie i upewnić się, że nie ma przeszkód prawnych, aby te dane mogły być wykorzystywane na etapie wdrożenia.
Przedstawiciele miasta powinny oceniać prezentowane rozwiązania pod względem wdrażalności
Ostatnią, lecz równie ważną rekomendacją jest odpowiednie przygotowanie uczestników. Wdrożenia pokazały, że najsprawniej działały ekipy, których członkowie współpracują ze sobą już od kilku lat. Dlatego przydatnym elementem hackathonu mogą być warsztaty z budowania zespołu dla uczestników, którzy poznali się tuż przed wydarzeniem. Urzędnicy zazwyczaj znają się bardzo dobrze, jednak nie mają doświadczenia we współpracy z innowatorami, których metody pracy mogą okazać się wymagające. Szkolenie ze zwinnego zarządzania projektami i solidna analiza własnych potrzeb (np. w oparciu o metodykę design thinking) może pomóc samorządowcom przygotować się na miejski hackathon.
Miejskie hackathony wdrożeniowe stają się istotnym narzędziem budowania ekosystemu innowacji w miastach i z pewnością nie jest to ostatnia tego typu inicjatywa organizowana w ramach programu PFR dla Miast. Zapraszamy wszystkie miasta zainteresowane wdrożeniem zaprezentowanych aplikacji do kontaktu z zespołami i przedstawicielami miast.
Kontakt dla miast zainteresowanych wdrożeniem aplikacji:
- Stop Smog: Robert Juszczyk ([email protected])
- Agregator Mobilności Mieszkańców: Adam Radomski ([email protected])
- Znani-lokalnie.pl: Norbert Pisz ([email protected])
Kontakt do przedstawicieli miast biorących udział we wdrożeniach:
- Zduńska Wola: Michalina Łagunionok ([email protected])
- Świdnik: Katarzyna Lis ([email protected])
- Stargard: Arkadiusz Kocikowski ([email protected])