Przegląd rozwiązań technologicznych, które wspierają cyfryzację firm

Transformacja Cyfrowa, szczególnie po pandemii COVID-19 pokazała, jak obecnie jest ważna w organizacji. Czy transformację cyfrową lepiej zacząć od małych procesów mniej znaczących dla głównej działalności firmy czy raczej tych dużych transformacji całkowicie zmieniających model biznesowy organizacji? Niezależnie od decyzji, wydaje się oczywiste, że jeżeli firma chce utrzymać swoją pozycję konkurencyjną i trafić do grona liderów branżowych, musi podjąć się digitalizacji w sposób dojrzały i uporządkowany. Dowiedz się, od czego zacząć, jeżeli Twoje firma nie jest jeszcze gotowa na dogłębną transformację cyfrową.

Zacznijmy od krótkiej oceny dojrzałości organizacji w obszarze cyfryzacji

Badanie Dojrzałości Innowacyjnej¹ (BDI) przeprowadzone przez Polski Fundusz Rozwoju pokazuje niską gotowość dużych firm (powyżej 250 pracowników) do transformacji cyfrowej. Zaledwie 2% firm zakwalifikowane zostało jako firmy innowacyjne w tym obszarze. Kolejne 14% firm to organizacje aktywne innowacyjne, czyli takie które podejmują działania nakierowane na digitalizację np. opracowały strategie cyfryzacji lub dążą do integracji swoich procesów. Pozostałe 84% to firmy tradycyjne. 

Jak z kolei wygląda poziom cyfryzacji procesów administracyjnych w organizacjach? Na całkowitą cyfryzację procesów wskazało zaledwie 9% firm. Kolejne 33% wskazało, że pomimo iż procesy są cyfrowe, posiadane systemy nie są ze sobą zintegrowane, co w praktyce oznacza brak wymiany informacji pomiędzy stosowanymi rozwiązaniami i istnienie kilku niezależnych programów. Idąc dalej 57% organizacji ma częściowo scyfryzowane procesy, jednak działania w dalszym ciągu wymagają znacznego nakładu pracy ludzkiej. 

Czym jest transformacja cyfrowa?

Na podstawie wyników możemy zaobserwować niską gotowość firm do transformacji cyfrowej, a tym samym do tworzenia innowacji. Pytanie jakie dobrze zadać sobie to czym w ogóle jest transformacja cyfrowa? W literaturze naukowej jak i publikacjach firm konsultingowych można odnaleźć wiele różnych podejść. Co do zasady wskazuje się jednak, że:

• cyfryzacja to nie tylko technologia, a przede wszystkim zmiana modelu biznesowego oraz  sposobów działania czy wręcz kultury organizacyjnej;
• cyfryzacja to odpowiedź na nowe potrzeby klientów i pracowników;
• cyfryzacja to budowanie nowych kompetencji w firmie;
• cyfryzacja to ewolucja firmy a nie rewolucja;
• transformacja cyfrowa opiera się na wykorzystaniu i przetwarzaniu danych;
• cyfryzacja to współpraca i zaangażowanie pracowników.

Jak widzimy powyżej, w pojęciu cyfryzacji, wątek technologii jest stawiany dopiero na drugim miejscu. Należy zatem tak traktować podejście do transformacji cyfrowej organizacji, gdzie kluczowe jest przemyślenie procesów, identyfikacja potrzeb oraz określenie celów zmiany. Wtórnym działaniem staje się identyfikacja technologii, która umożliwia realizację postawionych celów, a przede wszystkim odpowiedź na potrzeby i problemy klientów. 

Co mieć na uwadze planując cyfryzację organizacji?

Jeżeli przedsiębiorstwo jest na początkowym etapie cyfryzacji, pierwszym krokiem powinno być wdrożenie samych aplikacji działających w środowisku chmurowym. Większość rozwiązań działa w modelu subskrypcyjnym co nie stanowi wysokich kosztów operacyjnych. Musimy mieć jednak świadomość, że działanie to nie jest transformacją cyfrową organizacji a jedynie wdrożeniem usprawnień. Doświadczenie jednak to może pozwolić na określenie potrzeb organizacji, zmianę nastawienia pracowników do cyfryzacji, budowę kompetencji cyfrowych, a finalnie na ocenę efektywności wprowadzonych usprawnień i przekonanie zarządu i pracowników co do wartości wynikającej z cyfryzacji organizacji. Drugim krokiem może być audyt cyfrowy ukazujący drogę do cyfryzacji lub badanie dojrzałości cyfrowej organizacji np. w ramach Badania Dojrzałości Innowacyjnej PFR. Audyt taki lub badanie stanowi wkład do tzw. mapy drogowej cyfryzacji (krok trzeci), czyli strategii cyfryzacji, która określa potrzeby organizacji, punkt dojścia oraz działania, które należy wykonać, aby organizacja sprawnie przeszła proces cyfryzacji. 

Skorzystaj z Mapy cyfrowych narzędzi! – Przegląd wybranych map technologii

Jak szukać aplikacji usprawniających działanie organizacji w kroku pierwszym? Proponujemy skorzystać z różnych map cyfrowych. Poniżej zaprezentowane zostały propozycje Polskiego Funduszu Rozwoju, który stara się w sposób kompleksowy mapować rynek i pozostawać otwarty na nowe organizacje zgłaszające swoje rozwiązania.

1. Mapa „ESG w praktyce – narzędzia i start-upy wspierające wdrożenie strategii i raportowanie ESG” (Źródło: Sieć Firm Przyszłości PFR)

Mapa ta powstała z myślą o firmach, które zaczynają mierzyć się z nowym wyzwaniem jakim jest raportowanie w obszarze zrównoważonego rozwoju, nazywane często raportowaniem ESG lub niefinansowym. Proces ten wymaga z jednej strony zbierania wielu danych jaki obliczeń.  Proponowane na mapie rozwiązania usprawniają np. 

• zarządzanie energią i wyliczanie śladu węglowego organizacji;
• zarządzanie przedsiębiorstwem np. zadaniami, procesem rekrutacji, motywacją;
• zarządzanie procesami administracyjnymi.

Więcej informacji można odnaleźć tutaj.

2. Mapa „Narzędzia dla MŚP” (Źródło: Projekt „Cyfrowa Wyprawka dla Firm”)

Inną ciekawą mapą jest mapa narzędzi opracowana w ramach projektu „Cyfrowa Wyprawka dla Firm” (PFR). Mapa ta dedykowana jest małym i średnim przedsiębiorstwom, które dopiero zaczynają działania nakierowane na cyfryzację. Więcej informacji można odnaleźć tutaj. Na mapie znajdują się usługi i produkty cyfryzacyjne w 5 obszarach:

• zarządzanie firmą;
• marketplace;
• obsługa klienta;
• marketing;
• sprzedaż.

3. Lista rozwiązań dla firm działających w ekosystemie Chmury Krajowej

Również Chmura Krajowa zebrała w jednym miejscu kilkanaście ciekawych rozwiązań działających w środowisku chmurowym. Proponowane technologie pomagają ograniczyć koszty, usystematyzować procesy i pracę w organizacji, bez względu na jej wielkość czy branży, w której działa. Wśród propozycji znajdziemy te nakierowane np. na weryfikacje kontrahentów, automatyzację procesów HR, zarządzanie zadaniami pracownika jak i te, które za pomocą sztucznej inteligencji wspierają działania marketingowe. Lista rozwiązań dostępna jest tutaj.

4. Mapa miejskich technologii

Warto spojrzeć także na mapę miejskich technologii, pomimo że powstała ona z myślą o samorządach miejskich. Niektóre rozwiązania mogą również wpisywać się w potrzeby firm. Więcej informacji odnajdziesz tutaj.

Czym w istocie jest transformacja cyfrowa?

Transformacja cyfrowa jest procesem złożonym wymagającym przede wszystkim przemyślenia swojej działalności, identyfikacji potrzeb klienta lub własnych oraz reorganizacji procesów. Natomiast sama technologia, pomimo że otwiera wiele nowych furtek, powinna być środkiem do celu a nie celem samym w sobie. Niska gotowość firm do transformacji cyfrowej, na którą wskazuje Badanie Dojrzałości Innowacyjnej PFR pokazuje, że pełna transformacja cyfrowa nie jest na tę chwilę możliwa dla większości firm. Przy czym pozostanie firm na niskim poziomie dojrzałości cyfrowej rodzi ryzyko utraty przewag konkurencyjnych, możliwości szybkiej adaptacji do zmieniającej się rzeczywistości oraz tworzenia nowej wartości dla klienta.  
 

¹BDI jest otwartym bezpłatnym narzędziem pozwalającym na ocenę kondycji przedsiębiorstwa w trzech obszarach: rozwój innowacji, cyfryzacja oraz transformacja energetyczna.