Studenci zmieniają urzędy – nowatorski program praktyk UJ

Dostrzegając szanse i potrzeby związane z procesem cyfryzacji, Instytut Spraw Publicznych UJ wychodzi naprzeciw potrzebom swoich studentów i organów administracji publicznej. Mowa o innowacyjnej ofercie praktyk studenckich dedykowanych dla samorządów, w ramach których studenci będą automatyzować procesy w urzędach m.in. dzięki wykorzystaniu robotów cyfrowych. Wzrost jakości i szybkości obsługi mieszkańców z jednej strony, a z drugiej wykrywanie nadużyć oraz obniżenie kosztów jednostki praktycznie od pierwszego dnia korzystania z robota sprawia, że rozwiązaniem interesuje się coraz więcej urzędów.

Instytut Spraw Publicznych prowadzi dwa kierunki studiów – Zarządzanie Publicznie i Zarządzanie Polityką Społeczną. Programy studiów są stale doskonalone i dostosowywane do potrzeb rynku pracy. Inicjatywą doskonale wpisującą się w ten trend było powołanie Szkoły Modelowania i Robotycznej Automatyzacji Procesów ISP (SMiRAP). W ramach tego projektu organizowany jest unikalny na skalę ogólnopolską program praktyk, dzięki któremu studenci mają okazję rozwijać najbardziej cenione na rynku pracy umiejętności i zdobywać cenne doświadczenie, równocześnie zwiększając wydajność organizacji, w których odbywają praktyki.

Warto zwrócić uwagę, że omawiane praktyki nie są tylko spontaniczną inicjatywą. To program, który z pewnością można nazwać kompleksowym. Pierwszym etapem wdrażania programu praktyk było wprowadzenie do programu studiów przedmiotów z zakresu modelowania, optymalizacji i automatyzacji procesów. Wiedza zdobyta na tym etapie stanowi bazę dla dalszego zaangażowania przyszłych praktykantów. Dla studentów, zgłaszających chęć uczestnictwa w programie, organizowane są szkolenia przygotowujące ich do podjęcia pracy konsultanta w wybranym zakresie. Szkolenia obejmują głównie praktyczne aspekty modelowania, usprawniania i automatyzacji procesów. Kolejnym etapem jest zgłoszenie się instytucji publicznych do udziału w projekcie. Następnie studenci wybierają miejsce, w którym chcą odbyć praktyki. Każdy student objęty zostaje opieką pracownika naukowego biorącego udział w projekcie praktyk. Na spotkanie rozpoczynające praktykę z osobami odpowiedzialnymi za nią w instytucji przyjmującej, razem ze studentem, udaje się jego opiekun merytoryczny z Instytutu i wspólnie ustalają plan oraz zakres działań realizowanych w ramach praktyk. Student przez cały okres praktyk objęty jest wsparciem opiekuna, który rozwiązuje problemy, których student nie może rozwiązać samodzielnie.

„Widząc konieczność transformacji cyfrowej w sektorze publicznym oraz duży potencjał na wykorzystanie technologii RPA w instytucjach tego sektora, zdecydowaliśmy się na wprowadzenie do oferty praktyk bezpośredniego transferu technologii z Uczelni do instytucji publicznych. Transfer ten realizowany będzie przez studentów przy ciągłym wsparciu i koordynacji pracowników dydaktycznych. W efekcie bez ponoszenia dodatkowych kosztów podmiot publiczny otrzyma rozwiązania cyfrowe z zakresu modelowania i robotycznej automatyzacji procesów do testowania i określenia ich przydatności w codziennej pracy. Na podstawie dostarczonych rozwiązań i transferowanej wiedzy instytucja osiągnie realne korzyści w postaci wzrostu efektywności pracy, udoskonalenia procesów i ich automatyzacji. Studenci natomiast zdobędą doświadczenie i poznają praktyczne aspekty funkcjonowania sfery publicznej” 

– dr inż. Janusz Sasak, koordynator SMiRAP

Partnerami technologicznymi projektu są First Byte  – dostawca technologii RPA Wizlink® oraz BOC – dostawca oprogramowania Adonis. Instytut stara się pozyskać kolejnych dostawców technologii, które mogłyby być wdrażane w ramach transferu wiedzy i technologii z Uczelni do sektora publicznego. Zgodnie z przyjętą koncepcją po zakończeniu prac instytucja przyjmująca studentów przez kolejne 2 miesiące testuje wdrożone rozwiązania. Na czas testowania rozwiązań partnerzy technologiczni dostarczają bezpłatnie licencje na zastosowane w rozwiązaniu aplikacje. Dla studentów z kolei praktykę kończy spotkanie podsumowujące, na którym kadrze zarządzającej przyjmującą instytucją przedstawione zostaje sprawozdanie z prac. Spotkania podsumowujące służyć mają zarówno doskonaleniu kolejnych edycji programu, jak też określeniu warunków dalszej współpracy, w tym utrzymaniu i rozwojowi wdrożonych rozwiązań.

Innowacyjne podejście do praktyk studenckich na Uniwersytecie Jagiellońskim ma wiele zalet i korzyści dla wszystkich stron. Studenci zyskują możliwość zdobycia praktycznego doświadczenia w swojej dziedzinie specjalizacji i szansę na nawiązanie kontaktów w branży. Urzędy natomiast pozyskują specjalistyczną wiedzę i umiejętności, które są im potrzebne do automatyzacji swojej działalności, a także dostęp do darmowych licencji zarówno z zakresu modelowania i optymalizacji procesów, jak również ich automatyzacji. Do udziału w projekcie zaproszeni są przede wszystkim organy administracji państwowej (centralnej i samorządowej): urzędy gmin, miasta, powiaty, województwa wraz z jednostkami podległymi, szpitale i inne podmioty z obszaru ochrony zdrowia, organy nadzorcze, uczelnie wyższe, spółki komunalne oraz inne.Program ma charakter pilotażowy. Po okresie wakacyjnych praktyk zostanie utworzona kocepcja dalszego rozwoju inicjatywy.