Architektura Informacyjna Miasta – przykład Urzędu Miasta Świdnicy
Krótki opis rozwiązania
Miasto Świdnica postawiło sobie ambitny cel polegający na uporządkowaniu i integracji danych oraz informacji przepływających przez urząd, tak aby zostały zorganizowane w spójny, przejrzysty i użyteczny sposób wspierający procesy administracyjne i decyzyjne. W ten sposób powstał projekt „Architektura Informacyjna Miasta”, który można porównać do stworzenia planu miasta – ale nie tego z ulicami i budynkami, lecz planu obejmującego wszystkie dane, procesy i powiązania między nimi, które wykorzystywane są na co dzień przed miejskich urzędników. Dzięki niemu urząd staje się bardziej przejrzysty, skuteczny i otwarty na mieszkańców.
227 zmapowanych procesów administracyjnych – serce Architektury Informacyjnej Miasta. Każdy z nich został opisany i zinwentaryzowany, tworząc cyfrową mapę działania urzędu.
Problem
Jak wiele samorządów w Polsce, Świdnica przez lata rozwijała swoje systemy informacyjne w sposób rozproszony. Każdy wydział urzędu miał własne procedury, dokumenty, a nawet bazy danych. Brakowało wspólnych standardów, a systemy komputerowe często „nie rozmawiały” ze sobą. To sprawiało, że wiele spraw trwało długo, informacje były trudno dostępne, a mieszkańcy musieli wielokrotnie przynosić te same dokumenty. Cyfryzacja miasta była utrudniona przez brak wspólnej struktury danych.
Szczegółowy opis rozwiązania
Aby rozwiązać te problemy, Urząd Miasta Świdnicy zdecydował się stworzyć „architekturę informacyjną”. To pojęcie może brzmieć technicznie, ale oznacza w gruncie rzeczy opisanie wszystkich danych, jakie znajdują się w urzędzie, ich wzajemnych powiązań oraz sposobu, w jaki są wykorzystywane w codziennej pracy. Bodźcem do przeprowadzenia tego procesu był również udział Świdnicy w programie Partnerska Inicjatywa Miast w ramach sieci Miasto Cyfrowe.
„Architektura Informacyjna Miasta to nie tylko projekt technologiczny – to przede wszystkim nowa kultura pracy w samorządzie. Dzięki niej nie pytamy już gdzie są dane, tylko jak możemy je lepiej wykorzystać dla mieszkańców.”
– Magda Pietrzyk, Urząd Miejski w Świdnicy
W pierwszym etapie przeprowadzono inwentaryzację – zespół projektowy zebrał wszystkie dokumenty, formularze, systemy komputerowe, a nawet papierowe zeszyty i szafy, w których przechowywano dane. Jednym z głównych filarów wdrożenia Architektury Informacyjnej Miasta w Świdnicy było gruntowne zmapowanie procesów administracyjnych – czyli opisanie krok po kroku, jak realizowane są poszczególne działania w urzędzie – oraz zinwentaryzowanie danych, na których te działania się opierają. W wyniku dziewięciomiesięcznego pilotażu zidentyfikowano 227 procesów w 12 wydziałach urzędu, przypisano do nich 112 tzw. encji danych (czyli kategorii informacji, takich jak „wniosek”, „umowa” czy „formularz”) i określono ponad 800 ich właściwości, czyli atrybutów. Każdy z procesów został szczegółowo opisany z wykorzystaniem specjalistycznego narzędzia informatycznego do modelowania procesów biznesowych – ADONIS.
Zidentyfikowano 112 typów danych (encji) i 846 ich właściwości (atrybutów), co pozwoliło usystematyzować przepływ informacji w całym magistracie.
W projekt zaangażowano ekspertów akademickich, w tym z Uniwersytetu Jagiellońskiego oraz studentów, którzy wspólnie z pracownikami urzędu opracowali modele pokazujące, jak działa urząd. Wykorzystano przy tym nowoczesne notacje graficzne (takie jak BPMN – graficzny język opisu procesów biznesowych), które pozwalają zobrazować, kto, kiedy i w jakiej kolejności wykonuje konkretne zadania.
Nałożenie kary za usunięcie, uszkodzenie lub zniszczenie drzewa lub krzewu
Zebrane dane umożliwiły stworzenie „Bazy Wiedzy” – centralnego repozytorium informacji o działaniach urzędu, zawierającego opisy procesów, powiązanych dokumentów, aktów prawnych, używanych aplikacji oraz ról pracowników. Dodatkowo baza została powiązana z miejskim geoportalem – internetową mapą Świdnicy, która już wcześniej służyła do prezentowania danych przestrzennych, takich jak planowanie przestrzenne czy lokalizacja zabytków.
Geoportal miejski został zintegrowany z Bazą Wiedzy, umożliwiając przeglądanie informacji przestrzennych, planistycznych i zabytkowych w jednym miejscu.
Jednym z najbardziej innowacyjnych elementów wdrożenia Architektury Informacyjnej Miasta była automatyzacja wybranych procesów administracyjnych z wykorzystaniem tzw. robotów programowych. To nie są fizyczne maszyny, lecz specjalistyczne oprogramowanie (RPA – Robotic Process Automation), które naśladuje działania człowieka przy obsłudze komputera: przegląda pliki, wypełnia formularze, wysyła e-maile i analizuje dane – wszystko zgodnie z wcześniej zaprogramowanymi regułami.
Przykładem takiego wdrożenia jest Robot Wasyl, który został uruchomiony w Wydziale Edukacji. Jego zadaniem jest wspieranie obsługi budżetowej jednostek oświatowych, czyli np. szkół i przedszkoli. Przed wdrożeniem robota, wiele czynności związanych z planowaniem i rozliczaniem wydatków musiało być wykonywanych ręcznie – wiązało się to z przeszukiwaniem katalogów dokumentów, sprawdzaniem, czy wydatki były zaplanowane, czy wymagają zgody, i ręcznym aktualizowaniem zestawień finansowych.
Robot Wasyl wykonuje te czynności automatycznie. Sprawdza, jakie środki finansowe zostały już zaplanowane i jakie zostały rozliczone, identyfikuje formularze związane z konkretnymi wydatkami (np. zakupy, naprawy, awarie), i przypisuje je do odpowiednich kategorii. W przypadku wydatków niezaplanowanych (czyli takich, które nie były wcześniej ujęte w budżecie), przekazuje je do odpowiednich osób w Wydziale Edukacji w celu akceptacji lub odrzucenia. Gdy dochodzi do anulowania zlecenia, robot automatycznie „zwraca” środki do puli dostępnych finansów.
Dzięki wdrożeniu robota udało się osiągnąć kilka ważnych efektów, takich jak znacznie zwiększono przejrzystość wydatków w jednostkach oświatowych, zapewniono bieżący dostęp do informacji o dostępnych, zaangażowanych i rozliczonych środkach oraz uproszczono obsługę systemu i ułatwiono użytkownikom uzupełnianie danych.
Kolejnym przykładem inteligentnej automatyzacji jest robot zasilający Bazę Zarządzania Mediami, wykorzystywany w Wydziale Ochrony Środowiska. Jego zadaniem jest codzienne pobieranie danych dotyczących zużycia energii elektrycznej w miejskich budynkach. Robot loguje się automatycznie do elektronicznych systemów dostawców energii, pobiera faktury, dane z e-liczników i przesyła je do centralnej bazy. Następnie analizuje te informacje pod kątem nieprawidłowości – takich jak nieoczekiwany wzrost zużycia energii lub zbyt wysoka moc zamówiona – i wysyła ostrzeżenia (alerty) do odpowiednich osób w urzędzie.
W ten sposób Baza Zarządzania Mediami stała się potężnym narzędziem wspierającym decyzje zarządcze. Zawiera dane z ponad 300 punktów poboru energii i prawie 2000 faktur rocznie. Dzięki niej można szybko wygenerować raporty do przetargów, wskazać obiekty wymagające interwencji czy przeanalizować koszty mediów. Już po kilku miesiącach użytkowania baza pozwoliła wytypować 20 obiektów, w których zasadna była inwestycja w tzw. kompensatory mocy biernej – urządzenia eliminujące niepotrzebne opłaty za energię. Potencjalna oszczędność: około 350 tysięcy złotych rocznie.
Oba przykłady pokazują, jak nowoczesne technologie mogą realnie wspierać codzienne funkcjonowanie administracji publicznej. Automatyzacja nie tylko odciąża pracowników, ale także zapewnia lepszą kontrolę nad danymi, większą przejrzystość wydatków i szybszą reakcję na nieprawidłowości. To także fundament pod dalszą cyfryzację – od otwierania danych, przez integrację z systemami zewnętrznymi, po zaawansowane analizy wspierające zarządzanie miastem.
Korzyści
Rezultaty projektu okazały się bardzo wymierne, wynikające chociażby z robotyzacji procesów czy szybkiego procesu wdrożenia nowych pracowników. Potencjał wynikający z uporządkowania procesów administracyjnych jest ogromny. Spodziewamy się dalszego skracania czasu załatwiania spraw – w niektórych przypadkach nawet o połowę. Planujemy również udostępnienie Mieszkańcom możliwości sprawdzania statusu swoich spraw online, bez konieczności dzwonienia do urzędu czy osobistej wizyty. Upraszczamy wiele formalności lub całkowicie je likwidujemy a także sukcesywnie udostępniamy nowe usługi cyfrowe. W wyniku opracowania modeli procesów wytypowaliśmy już takie, które umożliwiły wprowadzenie automatyzacji poprzez wdrożenie robotów programowych, znacznie przyspieszając i ułatwiając realizację niektórych zadań.
Z punktu widzenia urzędników, wdrożenie architektury informacyjnej pozwoliło ujednolicić sposób pracy i lepiej wdrażać nowych pracowników, którzy od razu otrzymują czytelne instrukcje. To uporządkowanie informacji okazało się nieocenione nie tylko dla lepszej organizacji pracy urzędu, ale także z punktu widzenia ochrony danych osobowych. Zgodnie z przepisami RODO, każda instytucja publiczna zobowiązana jest do wykazania, w jaki sposób przetwarza dane, jak zapewnia ich bezpieczeństwo i jak reaguje na zagrożenia. W Świdnicy ten obowiązek realizuje Inspektor Ochrony Danych (IOD), który dzięki wdrożeniu zarządzania procesowego zyskał nowe, bardzo praktyczne narzędzia.
Wcześniej IOD musiał polegać na fragmentarycznych informacjach dostarczanych przez pracowników. W efekcie nie wiedział o wszystkich realizowanych działaniach, nie mógł przeprowadzać pełnych audytów, a organizowane szkolenia miały charakter ogólny i były oderwane od rzeczywistych potrzeb konkretnych komórek organizacyjnych. Teraz, dzięki pełnej inwentaryzacji procesów, IOD ma wgląd w rzeczywisty obraz funkcjonowania urzędu – wie, gdzie i w jakim celu przetwarzane są dane, jakie ryzyka się z tym wiążą i kto za nie odpowiada.
Projekt stworzył solidną podstawę do dalszej cyfryzacji – teraz wiadomo, jakie informacje są dostępne, kto za nie odpowiada i w jaki sposób są wykorzystywane. To nie tylko poprawia efektywność, ale też zwiększa zaufanie mieszkańców do miasta jako sprawnej i nowoczesnej instytucji.
„Dzięki zarządzaniu procesowemu wreszcie widzimy, jak naprawdę działa urząd – nie na podstawie założeń, ale na podstawie danych. To fundament do dalszej cyfryzacji i realnego usprawniania usług publicznych.”
– Robert Marchewka, Urząd Miejski w Świdnicy
Rekomendacje
Świdnica udowodniła, że nawet średniej wielkości miasto może skutecznie uporządkować swoje zasoby informacyjne i podnieść jakość usług publicznych. Kluczem do sukcesu była determinacja, współpraca z ekspertami i stopniowe wdrażanie zmian – najpierw w ramach pilotażu, a następnie rozszerzając działania na cały urząd.
Dla innych samorządów, które chcą pójść tą samą drogą, ważne jest rozpoczęcie od analizy obecnej sytuacji: jakie dane są przechowywane, jakie systemy są używane i jak wyglądają procedury. Warto też zadbać o edukację pracowników, wybór odpowiednich narzędzi informatycznych i współpracę z instytucjami naukowymi, które mogą wnieść świeże spojrzenie i nowoczesne metody.
Kontakt do kierownika projektu
Magda Pietrzyk, Kierownik Biura Cyfryzacji Miasta, [email protected]
Robert Marchewka, Biuro Cyfryzacji Miasta, [email protected]