5 pytań na Cyfrowy Start #autoMEE

Cyfrowy Start to cykl rozmów z polskimi firmami technologicznymi, które aktywnie wspierają cyfryzację sektora MŚP i dużych firm. Prezentujemy rozwiązania dostępne w ramach Partnerstwa Technologicznego PFR, pokazując, jak realnie wspomagają one transformację cyfrową innych przedsiębiorstw. Zapraszamy do rozmowy z Dominikiem Laskowskim, CEO w firmie autoMEE. 

Jakie rozwiązania oferujecie w ramach Partnerstwa Technologicznego PFR?

Rozwijamy flowMEE - platformę opartą na sztucznej inteligencji, która automatyzuje procesy księgowe i finansowe. Wspieramy zarówno biura rachunkowe, jak i przedsiębiorstwa posiadające własne działy księgowe. Koncentrujemy się na obszarach, które na co dzień pochłaniają najwięcej czasu: przetwarzaniu dokumentów, księgowaniu, rozliczaniu płatności, alokacji kosztów do działów i projektów oraz przygotowywaniu informacji zarządczej. flowMEE automatycznie odczytuje i interpretuje dokumenty, przypisuje je do właściwych kont księgowych, łączy faktury z płatnościami oraz wspiera proces akceptacji dokumentów. Zasady działania platformy można definiować w prostym, naturalnym języku, dzięki czemu łatwo dostosować ją do specyfiki organizacji. Rozwiązanie integruje się z wykorzystywanymi systemami finansowo-księgowymi, pozwalając firmom zachować dotychczasową infrastrukturę i wzbogacić ją o zaawansowaną automatyzację.

Z perspektywy właściciela firmy szczególną wartość stanowi funkcja RZiS Live – rachunek zysków i strat aktualizowany na bieżąco wraz z napływem i księgowaniem danych. Dzięki temu przedsiębiorca szybciej dostrzega zmiany kosztów czy rentowności i może odpowiednio reagować. Kompletność wyniku zależy od dostępności danych. Ewentualne szacunki brakujących kosztów są wyraźnie oznaczone i aktualizowane po otrzymaniu dokumentów.

Naszą ambicją jest maksymalne skrócenie czasu między zdarzeniem gospodarczym a dostępem do rzetelnej informacji. Przedsiębiorcy podejmują decyzje każdego dnia, dlatego dane finansowe powinny nadążać za tempem prowadzenia biznesu.

Z jakimi problemami w cyfryzacji najczęściej mierzą się firmy i jak im pomagacie?

Najczęściej spotykam firmy, które korzystają już z wielu różnych systemów, a mimo to znaczna część pracy nadal wykonywana jest ręcznie. Dokumenty krążą pomiędzy kolejnymi osobami, dane są wielokrotnie przepisywane, a raporty dla zarządu powstają w arkuszach kalkulacyjnych. Choć procesy realizowane są cyfrowo, w praktyce przedsiębiorstwa wciąż ponoszą koszt ręcznego przepływu informacji.

Pierwszym wyzwaniem jest fragmentacja procesów. Samo przyspieszenie odczytu faktury nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, jeśli dokument następnie przez kilka dni czeka na opisanie, akceptację czy przypisanie do odpowiedniego projektu. Dlatego warto spojrzeć na cały przepływ informacji: skąd pochodzą dane, kto je uzupełnia, gdzie pojawiają się wąskie gardła i które czynności mogą zostać zautomatyzowane.

Drugim problemem jest zbyt późny dostęp do informacji finansowej. Wiele firm na bieżąco monitoruje sprzedaż, liczbę zamówień czy skuteczność działań marketingowych, a jednocześnie rzeczywistą rentowność poznaje dopiero po zamknięciu miesiąca. W takiej sytuacji łatwo przeoczyć fakt, że koszty rosną szybciej niż przychody. Automatyzacja procesów księgowych, rozliczeniowych i związanych z alokacją kosztów pozwala znacząco skrócić ten czas. 

Trzecie wyzwanie dotyczy organizacji pracy. Często słyszę, że firmy nie mają czasu na wdrożenie automatyzacji. To zrozumiała obawa, szczególnie w przypadku zespołów pracujących pod dużą presją. Paradoksalnie jednak właśnie brak czasu najczęściej utrudnia wprowadzenie rozwiązań, które mogłyby go odzyskać. Dlatego warto rozpocząć od jednego, jasno określonego procesu, zmierzyć punkt wyjścia i ocenić efekty na rzeczywistych danych.

Skuteczność automatyzacji najlepiej mierzyć konkretnymi wskaźnikami: czasem obsługi dokumentu, liczbą niezbędnych interwencji, skalą korekt oraz szybkością dostępu do danych. Dopiero uwzględniając również koszty wdrożenia i utrzymania rozwiązania, można rzetelnie ocenić jego wpływ na biznes. Sama liczba wdrożonych funkcji opartych na AI nie przesądza jeszcze o osiągnięciu realnych korzyści.

Dlaczego dołączyliście do Partnerstwa Technologicznego PFR i co Wam to daje?

Dołączyliśmy do Partnerstwa Technologicznego PFR, ponieważ dostrzegamy, że dostęp do technologii to tylko część wyzwania. Równie istotna jest umiejętność jej skutecznego wdrożenia i wykorzystania w codziennej działalności firmy. Przedsiębiorcy słyszą dziś o sztucznej inteligencji niemal wszędzie, ale najczęściej poszukują odpowiedzi na konkretne pytania: od czego zacząć, jak ocenić dostawcę, jak zintegrować nowe rozwiązanie z istniejącymi systemami oraz jak zweryfikować jego opłacalność.

Partnerstwo Technologiczne PFR ułatwia wykonanie tego pierwszego kroku. To przestrzeń, w której firmy mogą poznać polskie rozwiązania cyfrowe, lepiej zrozumieć ich możliwości i sprawdzić, jak odpowiadają one na rzeczywiste potrzeby biznesowe. Szczególne znaczenie ma to dla przedsiębiorstw, które nie dysponują własnymi zespołami odpowiedzialnymi za wyszukiwanie i ocenę nowych technologii. Z naszej perspektywy dużą wartością jest możliwość dotarcia do firm, które mierzą się z konkretnymi wyzwaniami operacyjnymi, choć nie zawsze postrzegają je przez pryzmat sztucznej inteligencji. Często szukają sposobu na usprawnienie obiegu dokumentów, odciążenie zespołu księgowego czy szybszy dostęp do aktualnych danych finansowych. Właśnie od takich potrzeb i problemów powinna rozpoczynać się rozmowa o technologii.

Zależy nam również na budowaniu świadomości rynku. Chcemy pokazywać, że nowoczesna automatyzacja procesów finansowych jest dostępna nie tylko dla największych organizacji, ale także dla firm średniej wielkości. Jeśli dzięki udziałowi w Partnerstwie przedsiębiorcy łatwiej przechodzą od zainteresowania technologią do pierwszego udanego wdrożenia, korzyści odnoszą zarówno firmy, jak i dostawcy rozwiązań.

Czy możecie podzielić się przykładem firmy, która skorzystała z Waszego rozwiązania i osiągnęła wymierne korzyści?

Przykładem praktycznego wykorzystania flowMEE jest firma Moore Polska, która korzysta z platformy do księgowania prostych jednoosobowych działalności gospodarczych. Obecnie obsługuje w ten sposób 56 podmiotów. W tym segmencie rentowność usługi w dużej mierze zależy od czasu pracy przypadającego na klienta. Platforma automatyzuje cały szereg działań związanych z przetwarzaniem dokumentów – od odczytu danych i ich interpretacji, po przypisanie odpowiednich kategorii księgowych zgodnie z zasadami obowiązującymi dla danego podmiotu. Dzięki temu ograniczana jest liczba powtarzalnych, manualnych czynności oraz konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych. Kluczowym wskaźnikiem pozostaje jednak całkowity czas pracy człowieka potrzebny do poprawnego zaksięgowania dokumentu, obejmujący również weryfikację i ewentualne korekty. Samo przyspieszenie odczytu faktury nie przesądza jeszcze o realnych oszczędnościach.

Potencjał automatyzacji dobrze obrazuje prosty przykład. Jeśli czas potrzebny na miesięczny czas przetwarzania i księgowania dokumentów jednego podmiotu, wraz z weryfikacją i korektami zostanie skrócony z 60 do 30 minut, oznacza to redukcję nakładu pracy o połowę. W przypadku 56 obsługiwanych firm przekładałoby się to na zmniejszenie miesięcznego zaangażowania z 56 do 28 godzin, czyli o 336 godzin w skali roku przy zachowaniu tej samej liczby klientów i porównywalnego zakresu usług. To ilustracja możliwych korzyści, a nie deklaracja konkretnych wyników osiągniętych przez Moore Polska.

Z perspektywy biura rachunkowego odzyskany czas można przeznaczyć na obsługę większej liczby klientów bez konieczności zwiększania zespołu. Dlatego efekty wdrożenia warto oceniać przede wszystkim przez pryzmat czasu obsługi klienta, liczby dokumentów wymagających interwencji oraz skali niezbędnych korekt. Dopiero zestawienie tych wskaźników z kosztami wdrożenia i utrzymania rozwiązania pozwala rzetelnie ocenić jego wpływ na rentowność działalności.

Jakie macie plany na rozwój i dalszą pomoc firmom w cyfryzacji?

Naszym celem jest stworzenie środowiska, w którym większość rutynowych procesów księgowych realizowana jest automatycznie, a aktualna informacja finansowa jest dostępna w czasie rzeczywistym. Rozwijamy flowMEE w kierunku ciągłego przetwarzania i uzgadniania danych, tak aby ilość pracy pozostającej do wykonania na koniec miesiąca była coraz mniejsza. Jednym z naszych najważniejszych priorytetów jest dalsze rozszerzanie automatyzacji całego procesu finansowo-księgowego – od obsługi dokumentów, przez księgowanie i rozrachunki, po alokację kosztów oraz raportowanie. Intensywnie rozwijamy również Żanetę, naszego agenta księgowego opartego na sztucznej inteligencji. Chcemy, aby użytkownicy mogli przekazywać zadania i definiować zasady działania w naturalnym języku, a system samodzielnie realizował coraz większą część procesów. O sukcesie będzie decydować liczba czynności, które platforma potrafi skutecznie doprowadzić do końca bez dodatkowej ingerencji użytkownika.

Drugim kluczowym obszarem są integracje oraz prostota wdrożenia. Każda dodatkowa godzina poświęcona na konfigurację zwiększa koszty wejścia, szczególnie w przypadku mniejszych organizacji. Dlatego konsekwentnie rozwijamy integracje z systemami finansowo-księgowymi, skracamy czas wdrożenia i ograniczamy wymagania techniczne po stronie klienta.

Równie istotne są kompetencje zespołów. Przyszłość księgowości to nie tylko nowe narzędzia, ale także umiejętność definiowania reguł dla systemów AI, oceny ich wyników, obsługi wyjątków oraz pracy na aktualnych danych. Chcemy wspierać firmy w tej transformacji poprzez wdrożenia, szkolenia oraz prezentowanie konkretnych, praktycznych zastosowań technologii. Docelowo przedsiębiorca powinien móc w prosty sposób uzyskać odpowiedź na najważniejsze pytania biznesowe: które obszary generują największą rentowność, gdzie rosną koszty i które należności wymagają reakcji. Odpowiedzi powinny być dostępne szybko i opierać się na rzeczywistych danych oraz dokumentach. Wiedza i doświadczenie specjalistów są zbyt cenne, aby znaczną część ich czasu pochłaniały powtarzalne, manualne czynności.

Dziękujemy za rozmowę!   

Firma autoMEE dołączyła do inicjatywy PFR - Partnerstwa Technologicznego PFR, platformy, która łączy dostawców nowoczesnych narzędzi cyfrowych z firmami gotowymi na transformację technologiczną.  

Więcej o firmie autoMEE na stronie pod linkiem. 

Więcej o Partnerstwie Technologicznym na stronie pod linkiem.   

Wywiad jest częścią cyklu „5 pytań na Cyfrowy Start” Polskiego Funduszu Rozwoju, w którym rozmawiamy z polskimi firmami technologicznymi, aktywnie wspierającymi cyfryzację sektora MŚP i dużych firm. Prezentujemy tu rozwiązania dostępne w ramach Partnerstwa Technologicznego PFR, pokazując, jak realnie wspomagają one transformację cyfrową innych przedsiębiorstw.