5 pytań na Cyfrowy Start - Wywiad z #FlowDog

Cyfrowy Start to cykl rozmów z polskimi firmami technologicznymi, które aktywnie wspierają cyfryzację sektora MŚP i dużych firm. Prezentujemy rozwiązania dostępne w ramach Partnerstwa Technologicznego PFR, pokazując, jak realnie wspomagają one transformację cyfrową innych przedsiębiorstw. Zapraszamy do rozmowy z Bartłomiejem Szkóp, starszym kierownikiem ds. projektów w firmie FlowDog.  

Jakie rozwiązania oferujecie w ramach Partnerstwa Technologicznego PFR? 

W ramach Partnerstwa Technologicznego PFR oferujemy FlowDog, platformę SaaS wspierającą cyfryzację i automatyzację procesów biznesowych, dostosowaną do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa.

Pomagamy firmom zastępować rozproszone arkusze, korespondencję e-mailową i ręcznie wykonywane zadania uporządkowanymi procesami. FlowDog pozwala połączyć dane, dokumenty, zadania, odpowiedzialności oraz akceptacje w jednym środowisku.

Oferowane rozwiązania obejmują:

• sprzedaż i ofertowanie, w tym obsługę zapytań, procesy CRM, kalkulacje i akceptacje ofert oraz przygotowywanie umów i zamówień;
• elektroniczny obieg dokumentów, obejmujący ich rejestrację, weryfikację, zatwierdzanie i przypisywanie do konkretnych spraw;
• obsługę klienta, reklamacji i serwisu, m.in. poprzez rejestrację zgłoszeń, przydzielanie odpowiedzialności, kontrolę terminów i prowadzenie historii działań;
• produkcję i utrzymanie ruchu, w tym obsługę dokumentacji, zgłoszeń awarii, przeglądów, list kontrolnych oraz wybranych procesów operacyjnych;
• logistykę, m.in. w zakresie awizacji, zleceń, potwierdzeń realizacji i obiegu dokumentów;
• automatyzację pracy z danymi, obejmującą import i eksport danych, generowanie dokumentów, wysyłanie powiadomień oraz integrację z innymi systemami w uzgodnionym zakresie.

Proces współpracy obejmuje rozpoznanie potrzeb, analizę procesów, przygotowanie i wdrożenie dopasowanego rozwiązania, a także jego dalszy rozwój. Wdrożenie można rozpocząć od jednego procesu, a następnie stopniowo rozszerzać zakres wykorzystania platformy.

FlowDog ułatwia monitorowanie aktualnego statusu spraw, wskazywanie osób odpowiedzialnych za kolejne działania, porządkowanie dokumentacji oraz ograniczanie ręcznego przepisywania danych.

Z jakimi problemami w cyfryzacji najczęściej mierzą się firmy i jak im pomagacie?

Firmy często mierzą się z rozproszeniem informacji pomiędzy arkuszami kalkulacyjnymi, pocztą elektroniczną i różnymi systemami, a także z koniecznością ręcznego przepisywania danych oraz niejasnym podziałem odpowiedzialności. W efekcie trudno szybko ustalić aktualny status sprawy, odnaleźć właściwy dokument czy zidentyfikować przyczynę opóźnienia. Wyzwaniem bywa również określenie, które procesy warto zautomatyzować w pierwszej kolejności i jak dopasować technologię do rzeczywistych potrzeb firmy. Nasze działania rozpoczynamy od dokładnego poznania procesu i określenia obszarów wymagających usprawnienia. Następnie wdrażamy rozwiązanie, które łączy dane, dokumenty, zadania, statusy i akceptacje w jednym środowisku. Automatyzujemy wybrane czynności oraz uzgadniamy zakres niezbędnych integracji z wykorzystywanymi systemami.

Pomagamy firmom rozpocząć zmianę od konkretnego obszaru, bez konieczności modyfikowania wszystkich procesów jednocześnie. Dzięki temu pracownicy wiedzą, kto odpowiada za kolejny etap, dokumenty są przypisane do odpowiednich spraw, a menedżerowie mogą łatwiej monitorować terminy i przebieg pracy.

Dlaczego dołączyliście do Partnerstwa Technologicznego PFR i co Wam to daje?

Dołączyliśmy do Partnerstwa Technologicznego PFR, aby docierać do firm, które dostrzegają potrzebę cyfryzacji, lecz nie zawsze wiedzą, od czego rozpocząć i jak wybrać rozwiązanie odpowiadające ich potrzebom. Chcemy pokazywać, w jaki sposób FlowDog może usprawniać konkretne obszary działalności, takie jak sprzedaż, obieg dokumentów, serwis czy codzienna praca operacyjna. Partnerstwo umożliwia nam prezentowanie rozwiązania przedsiębiorstwom poszukującym narzędzi wspierających rozwój oraz nawiązywanie nowych relacji biznesowych. Jest również okazją do lepszego poznania potrzeb i wyzwań firm, a następnie wykorzystania tej wiedzy w dalszym rozwoju naszej oferty.

Naszym celem jest wspieranie przedsiębiorców w przechodzeniu od pomysłu na cyfryzację do wdrożenia konkretnego, dobrze zaplanowanego usprawnienia.

Czy możecie podzielić się przykładem firmy, która skorzystała z Waszego rozwiązania i osiągnęła wymierne korzyści?

Przykładem zastosowania FlowDog jest obsługa reklamacji w sieci handlowej. Rozwiązanie wspiera cały proces, od rejestracji zgłoszenia i przypisania do niego dokumentów, przez określenie odpowiedzialności i realizację kolejnych etapów, aż po zamknięcie sprawy. Wybrane zgłoszenia mogą być również automatycznie obsługiwane przez FlowDog. Wdrożenie pozwala ograniczyć liczbę osób zaangażowanych w rozpatrywanie zgłoszeń, zmniejszyć liczbę reklamacji obsługiwanych po terminie oraz uporządkować dokumentację. Zapewnia także większą przejrzystość procesu. Pracownik może sprawdzić status sprawy, historię podjętych decyzji i osobę odpowiedzialną za kolejny krok, a menedżer otrzymuje informacje niezbędne do monitorowania terminów i raportowania.

Efekty wdrożenia można oceniać m.in. na podstawie czasu rozpatrywania reklamacji, liczby spraw zakończonych po terminie oraz kompletności dokumentacji.

Jakie macie plany na rozwój i dalszą pomoc firmom w cyfryzacji?

Chcemy rozwijać FlowDog tak, aby firmy mogły sprawniej przechodzić od rozpoznania problemu do wdrożenia konkretnego usprawnienia. Koncentrujemy się na rozwiązaniach dopasowanych do rzeczywistych procesów, które można wprowadzać etapami i rozwijać wraz ze zmieniającymi się potrzebami organizacji. Planujemy rozszerzać możliwości automatyzacji powtarzalnych czynności, integracji z wykorzystywanymi systemami oraz praktycznego zastosowania sztucznej inteligencji w codziennej pracy zespołów. Zależy nam, aby technologia wspierała porządkowanie danych, dokumentów i odpowiedzialności, a jej przydatność była oceniana na podstawie konkretnych zadań i rezultatów.

Chcemy również wspierać firmy w przygotowaniu do cyfryzacji poprzez warsztaty, analizę procesów oraz określanie priorytetów. W ramach Partnerstwa Technologicznego PFR zależy nam na docieraniu do kolejnych przedsiębiorstw i pokazywaniu, od czego warto rozpocząć cyfrową zmianę oraz jak oceniać efekty wdrożonych usprawnień.

Dziękujemy za rozmowę!   

Firma FlowDog dołączyła do inicjatywy PFR - Partnerstwa Technologicznego PFR, platformy, która łączy dostawców nowoczesnych narzędzi cyfrowych z firmami gotowymi na transformację technologiczną.  

Więcej o firmie FlowDog na stronie pod linkiem. 

Więcej o Partnerstwie Technologicznym na stronie pod linkiem.   

Wywiad jest częścią cyklu „5 pytań na Cyfrowy Start” Polskiego Funduszu Rozwoju, w którym rozmawiamy z polskimi firmami technologicznymi, aktywnie wspierającymi cyfryzację sektora MŚP i dużych firm. Prezentujemy tu rozwiązania dostępne w ramach Partnerstwa Technologicznego PFR, pokazując, jak realnie wspomagają one transformację cyfrową innych przedsiębiorstw.