Polski
English
Deutsch
УкраїнськаPodsumowanie Klubu Miast Przyszłości - System ERP w jednostce Gminy Miasta Gdańska
W dobie dynamicznych zmian technologicznych polskie samorządy muszą inwestować w cyfryzację, by efektywnie zarządzać swoimi zasobami i nieustannie podnosić poziom usług publicznych. Podczas czwartkowego spotkania Klubu Miast Przyszłości, 20 marca, podejście takie przedstawili Izabela Kuś – Skarbnik Miasta Gdańska, Marcin Galikowski z Gdańskiego Centrum Informatycznego oraz Paweł Strzelecki – Project Manager Arcus SI, dzieląc się doświadczeniami z wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego (ERP). W ramach współpracy Dyrekcji Rozbudowy Miasta Gdańska i Gdańskiego Centrum Informatycznego udało się skutecznie zaimplementować rozwiązanie, które nie tylko zwiększa efektywność zarządzania inwestycjami miejskimi, ale także wprowadza nowy standard dla administracji publicznej.
Wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego w Urzędzie Miejskim w Gdańsku miało na celu osiągnięcie znacznie więcej niż tylko cyfryzację procesów administracyjnych. Projekt koncentrował się na kilku kluczowych obszarach, takich jak standaryzacja, optymalizacja i automatyzacja procesów biznesowych oraz sprawozdawczych w Dyrekcji Rozbudowy Miasta Gdańska. Celem było zwiększenie efektywności oraz spójności działań w obrębie instytucji. Wdrożenie nowoczesnego narzędzia opartego na najnowszych dostępnych technologiach, takich jak Microsoft Dynamics 365, miało zapewnić pełną kompatybilność z innymi rozwiązaniami stosowanymi w gdańskiej administracji. Dzięki temu system stał się integralną częścią ekosystemu IT w mieście, umożliwiając łatwą integrację z innymi używanymi systemami.
Jednym z głównych celów było również bieżące zarządzanie oraz monitorowanie realizacji powierzonych projektów w kontekście trójkąta zarządzania projektem, który obejmuje czas, zakres i budżet. Dzięki temu możliwe stało się precyzyjne kontrolowanie wydatków inwestycyjnych oraz skuteczniejsze planowanie, realizacja i kontrola inwestycji miejskich.
Konsultacje: klucz do skutecznego wdrożenia
Aby projekt odniósł sukces, niezbędne było przeprowadzenie szczegółowych konsultacji przedwdrożeniowych. Proces ten obejmował szerokie analizy, w których uczestniczyły zarówno jednostki administracji, jak i dostawcy technologii. Kluczowe dla powodzenia projektu było stworzenie systemu opartego na Microsoft Dynamics 365, który gwarantuje jego kompatybilność z innymi rozwiązaniami stosowanymi w gdańskiej administracji. Ważnym założeniem było także uniknięcie uzależnienia od jednego dostawcy. Wybór otwartych i standaryzowanych technologii dawał możliwość większej elastyczności i kontroli nad rozwiązaniem. Kolejnym istotnym krokiem było zastosowanie chmurowej infrastruktury Microsoftu, co znacząco podniosło poziom bezpieczeństwa danych oraz umożliwiło ich łatwiejszą integrację z innymi systemami, co miało na celu uproszczenie i przyspieszenie procesów administracyjnych.
Proces decyzyjny i wdrożenie
Po dokładnym przeanalizowaniu dostępnych rozwiązań, zdecydowano się na chmurowy model oparty na Microsoft Dynamics 365. Proces wdrożenia został podzielony na kilka etapów, aby zapewnić jego płynność i efektywność. Na początku przeprowadzono szczegółową analizę przedwdrożeniową, która obejmowała mapowanie procesów oraz identyfikację potrzeb użytkowników. Dzięki temu udało się dostosować system do specyficznych wymagań Urzędu Miejskiego. Następnie przystąpiono do implementacji systemu, która obejmowała konfigurację poszczególnych modułów oraz integrację z funkcjonującym w Urzędzie systemem budżetowym. Kolejnym etapem były szkolenia i testy, które miały na celu przygotowanie użytkowników do pracy w nowym środowisku oraz sprawdzenie pełnej funkcjonalności systemu. System został uruchomiony w połowie 2023 roku, obejmując 240 użytkowników, co stanowiło zakończenie pełnej implementacji narzędzia.
Wyzwania i korzyści
Wdrożenie systemu chmurowego wiązało się z szeregiem wyzwań, ale przyniosło także ogromne korzyści. Jednym z głównych problemów było dostosowanie nowego narzędzia do specyfiki istniejącego systemu, co wymagało dokładnej analizy i integracji z obecnymi rozwiązaniami. Kolejnym wyzwaniem była zmiana kultury organizacyjnej, ponieważ pracownicy musieli nauczyć się korzystać z nowego, zautomatyzowanego narzędzia. Mimo że początkowe koszty licencji i utrzymania były wysokie, z czasem system pozwolił na oszczędności oraz optymalizację wydatków operacyjnych, co okazało się korzystne w dłuższej perspektywie czasowej.
Korzyści z wdrożenia systemu były jednak ogromne. Dzięki automatycznej synchronizacji danych możliwe stało się zredukowanie błędów i zaoszczędzenie czasu. Procesy stały się bardziej efektywne, ponieważ dane były wprowadzane raz i automatycznie synchronizowane, co eliminowało błędy ludzkie i przyspieszało codzienną pracę. Ponadto, system zapewniał większą kontrolę nad budżetem, umożliwiając dokładne monitorowanie wydatków inwestycyjnych. Dzięki temu Urząd Miejski mógł lepiej zarządzać swoimi zasobami finansowymi. Łatwiejsze stało się także raportowanie, ponieważ system zapewniał szybki dostęp do aktualnych danych finansowych i projektowych, co wspomagało podejmowanie lepszych decyzji oraz poprawiało przejrzystość działań administracyjnych. System okazał się również skalowalny, co oznacza, że może zostać wdrożony w innych jednostkach organizacyjnych miasta, tworząc jednolite, nowoczesne środowisko zarządzania.
Gdańsk wyznacza kierunek dla innych miast
Wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego w Gdańsku stanowi przykład efektywnego wykorzystania nowoczesnych technologii w zarządzaniu miastem. Dzięki współpracy firmy Arcus SI, Dyrekcji Rozbudowy Miasta Gdańska i Gdańskiego Centrum Informatycznego udało się stworzyć narzędzie, które usprawnia planowanie, realizację i kontrolę inwestycji. Projekt gdański może stanowić inspirację dla innych samorządów w Polsce, które chcą poprawić efektywność swoich działań administracyjnych. Gdańsk, jako pionier w tej dziedzinie, wyznaczył kierunek zmian, które mogą zostać zaadoptowane w innych miastach.