Wyzwanie mogą zgłosić miasta na prawach powiatu, gminy miejskie, gminy miejsko-wiejskie, związki międzygminne (w rozumieniu art. 64 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym), związki powiatowo-gminne (w rozumieniu art. 72a ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym), gminy wykonujące zadania publiczne objęte porozumieniami, o których mowa w art. 74 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym oraz stowarzyszenia gmin (w rozumieniu art. 84 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym).

Zgłoszenia można przesyłać za pomocą formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie projektu.

Każde z Miast ma możliwość zgłoszenia kilku proponowanych wyzwań, z których komisja oceniająca wyłoni jedno z największą liczbą punktów. 12 miast z najwyższą punktacją weźmie udział w programie, a ich przedstawiciele zostaną zaproszeni na warsztaty w Warszawie.

Do 3 września 2023 roku do godziny 23:59, wyłącznie poprzez formularz zgłoszeniowy na stronie.

Spośród prawidłowo dokonanych zgłoszeń jury złożone z przedstawicieli PFR wyłoni 12 wyzwań półfinałowych w oparciu o kryteria opisane w regulaminie. Samorządy, które zgłosiły wyłonione wyzwania półfinałowe zostaną zaproszone na warsztaty stacjonarne w Warszawie, podczas których korzystając z metodyki Service Design dopracują swoje zgłoszenia.  Następnie Jury wybierze spośród 12 zgłoszeń finałowych 3 wyzwania, które staną się zadaniami konkursowymi wirtualnego hackathonu organizowanego w listopadzie, a zgłaszające je samorządy zostaną partnerami projektu. 

Warsztaty odbędą się w dniach 21-22 września 2023 roku w Centralnym Domu Technologii w Warszawie. Organizatorzy zapewniają dwóm przedstawicielom miasta zakwaterowanie oraz pełne wyżywienie na czas trwania warsztatów.

Znajomość języka angielskiego jest wymagana na poziomie komunikatywnym, umożliwiającym swobodne porozumiewanie się podczas poszczególnych aktywności w ramach Konkursu.

Udział w projekcie jest bezpłatny zarówno dla przedstawicieli miast jak i dla uczestników opracowujących rozwiązania do wyzwań podczas hackathonu. Miasto, które zostanie partnerem hackathonu zobowiązuje się umożliwić wdrożenie zwycięskiego rozwiązania, natomiast nie ma obowiązku partycypowania w kosztach wdrożenia. Koszty osobowe zespołu wdrożeniowego zostaną pokryte z nagrody (10 tys. euro) finansowanej przez organizatorów.

Podczas warsztatów samorządy będą pracować nad doprecyzowaniem propozycji wyzwań za pomocą metodyki Service Design. 3 samorządy, których wyzwania sformułowane w trakcie warsztatów zostaną wybrane, będzie zaproszony do uczestnictwa w kolejnej części projektu, czyli wirtualnym hackathonie. Ocena wyzwań zostanie dokonana na podstawie kryteriów określonych w Regulaminie.  

W trakcie hackathonu programiści w ciągu 48 godzin opracują rozwiązania zgłoszonego problemu/potrzeby, a najlepsze spośród rozwiązań zostaną wdrożone w miastach w ciągu 6 miesięcy. Partnerskie samorządy zostaną poproszone o dopracowanie założeń wyzwania, przesłanie kompletnego pakietu danych ich prezentację w trakcie wydarzenia oraz o wyłonienie co najmniej dwóch pracowników, którzy będą reprezentowali miasto podczas hackathonu w dniach 24-26 listopada.

Hackathon będzie odbywał się w formule zdalnej dla uczestników opracowujących rozwiązania, natomiast przedstawicieli miast zaprosimy do Warszawy, skąd wydarzenie będzie transmitowane.

Wydarzenie potrwa 48 godzin. Program hackathonu przewiduje aktywności w godzinach 17:00 – 22:00 w piątek, 8:00 – 22:00 w sobotę oraz 8:00 – 18:00 w niedzielę. Zespoły uczestniczące w hackathonach często pracują również w porze nocnej, lecz dostępność przedstawicieli miast dla zespołów poza godzinami przewidzianymi w agendzie jest dobrowolna.

Wizyta studyjna w Stavanger odbędzie się w maju 2024 roku. Będzie ona połączona z udziałem w Nordic Edge Expo.

W wizycie studyjnej wezmą udział przedstawiciele miast reprezentujący samorządy zakwalifikowane do hackathonu.

Organizatorzy pokrywają koszty przelotów, noclegów oraz wyżywienia dla uczestników na czas wizyty studyjnej.