AI w administracji #Urząd Gminy Michałowice
AI w administracji publicznej to cykl rozmów poświęcony wdrażaniu rozwiązań sztucznej inteligencji w jednostkach samorządu terytorialnego oraz rozwijaniu kompetencji w obszarze AI wśród pracowników. Tym razem o doświadczeniach związanych z wdrażaniem sztucznej inteligencji w administracji samorządowej opowiadają przedstawiciele Gminy Michałowice. O przebiegu projektu, najważniejszych wyzwaniach i pierwszych efektach wdrożenia opowiadają wicewójt Jarosław Sadowski oraz Paweł Szopa, odpowiedzialny za sprawy informatyczne.
Jakie zadanie lub proces w urzędzie zdecydowali się Państwo wesprzeć sztuczną inteligencją i dlaczego właśnie ten obszar?
Jarosław Sadowski: Nie zaczynaliśmy od wyboru procesów, które chcieliśmy wesprzeć AI. Punktem wyjścia była obserwacja tego, jak dynamicznie rozwija się ten obszar i że coraz więcej pracowników zaczęło na własną rękę korzystać z narzędzi opartych na sztucznej inteligencji. Uznaliśmy, że warto ten proces uporządkować, dlatego zaczęliśmy szukać odpowiednich narzędzi i szkoleń, które pomogłyby nam lepiej zrozumieć możliwości AI oraz wskazać obszary, w których moglibyśmy najszybciej i najefektywniej wykorzystać jej potencjał. W ten sposób trafiliśmy na ofertę PFR-u, którą polecił nam Paweł Szopa i która od razu zwróciła naszą uwagę. Współpracę rozpoczęliśmy od analizy naszych procesów i funkcjonowania całej jednostki. Dopiero podczas pierwszego etapu szkolenia zaczęliśmy szczegółowo przyglądać się poszczególnym procesom i zastanawiać się, które z nich mają największy potencjał do automatyzacji z wykorzystaniem narzędzi sztucznej inteligencji.
Paweł Szopa: Dodałbym od siebie, że szczególnie doceniliśmy metodykę zaproponowaną przez PFR. Nie skupiliśmy się wyłącznie na rozwoju kompetencji cyfrowych pracowników poprzez szkolenia i warsztaty, ale przede wszystkim rozpoczęliśmy od analizy i mapowania procesów zachodzących w naszej jednostce. To właśnie ten etap pozwolił nam zidentyfikować obszary o największym potencjale do usprawnień i świadomie zaplanować wykorzystanie narzędzi sztucznej inteligencji. Dzięki temu kolejne działania nie były przypadkowe, lecz wynikały z rzeczywistych potrzeb organizacji.
Jakie wyzwania skłoniły Państwa do rozpoczęcia tego projektu?
Paweł Szopa : Od początku wiedzieliśmy, że wykorzystanie sztucznej inteligencji w administracji samorządowej będzie wyglądało inaczej niż w biznesie. Specyfika jednostek samorządu terytorialnego oraz administracji publicznej sprawia, że zmiany cyfrowe i wdrażanie nowych technologii często zachodzą wolniej. Chcieliśmy jednak wyjść naprzeciw tym wyzwaniom. Rozmawiając z przedstawicielami innych urzędów podobnej wielkości, zauważyliśmy, że wiele z nich podchodziło do tematu AI z dużą ostrożnością i nie planowało jeszcze wdrożeń.
Wyszliśmy z założenia, że rozwój technologii będzie postępował znacznie szybciej niż zmiany w przepisach. Dlatego zależało nam na wypracowaniu własnych standardów i zasad korzystania z narzędzi AI. Byliśmy przekonani, że ich wykorzystanie prędzej czy później stanie się codziennością – zarówno w biznesie, jak i w administracji publicznej. Potwierdzają to również działania Ministerstwa Cyfryzacji, które przygotowuje rozwiązania wspierające wdrażanie AI w jednostkach samorządu terytorialnego.
Naszą motywacją była przede wszystkim rosnąca liczba zadań związanych z opracowywaniem dokumentów i pracą z tekstem. To właśnie w tym obszarze narzędzia AI oferują największy potencjał – pozwalają automatyzować powtarzalne czynności, usprawniają przygotowywanie treści i wspierają pracowników w codziennej pracy.
Procesy, które zidentyfikowaliśmy podczas wdrożenia, pozwoliły odciążyć część zespołu i stopniowo zwiększać efektywność pracy. Choć na tym etapie nie dysponujemy jeszcze pełnymi, twardymi danymi potwierdzającymi skalę korzyści, już dziś widzimy wyraźne efekty w opiniach pracowników. Wskazują oni, że w wielu obszarach narzędzia AI znacząco ułatwiły wykonywanie obowiązków i skróciły czas realizacji wielu zadań.
Jarosław Sadowski: Myślę, że warto zwrócić uwagę również na specyfikę naszej gminy. Jesteśmy położeni w aglomeracji krakowskiej i bezpośrednio graniczymy z Krakowem, dlatego rozwijamy się bardzo dynamicznie. W przeciwieństwie do wielu innych gmin w Polsce odnotowujemy stały przyrost liczby mieszkańców, głównie dzięki migracji. To przekłada się na wzrost liczby zadań, większy budżet oraz coraz więcej realizowanych inwestycji. Naszym celem jest zwiększanie efektywności pracy przy wykorzystaniu obecnych zasobów kadrowych. Jednocześnie rosną oczekiwania mieszkańców dotyczące komunikacji i dostępu do informacji. Musimy coraz szybciej analizować dane, przygotowywać materiały i sprawnie przekazywać informacje, dlatego potrzebujemy narzędzi, które będą wspierały pracowników w tych zadaniach. Gmina osiągnęła już taki poziom rozwoju, na którym coraz trudniej zarządzać procesami wyłącznie w sposób tradycyjny czy intuicyjny. Skala działań jest dziś znacznie większa niż jeszcze kilka lat temu. Dlatego automatyzacja procesów i wykorzystanie analityki danych stają się nie tylko szansą na usprawnienie pracy, ale wręcz koniecznością, jeśli chcemy utrzymać wysoką jakość obsługi mieszkańców i sprawnie zarządzać rozwojem gminy.
Jakie cele chcieliście osiągnąć dzięki wykorzystaniu AI — dla pracowników, mieszkańców lub innych użytkowników usług?
Paweł Szopa: Myślę, że można wskazać trzy główne cele naszego projektu, które wzajemnie się uzupełniają. Pierwszym było odciążenie pracowników od powtarzalnych, czasochłonnych zadań, aby mogli skupić się na bardziej wymagających obowiązkach. W efekcie miało to przełożyć się na sprawniejszą i szybszą obsługę mieszkańców.
Drugim celem było uporządkowanie zasad korzystania ze sztucznej inteligencji w urzędzie. Zależało nam na wypracowaniu jasnych procedur i polityki wykorzystania AI, tak aby pracownicy wiedzieli, z jakich narzędzi mogą korzystać i w jaki sposób robić to bezpiecznie oraz odpowiedzialnie.
Trzecim, niezwykle istotnym aspektem, było zapewnienie bezpieczeństwa danych. W administracji publicznej przetwarzamy ogromną ilość danych osobowych mieszkańców, dlatego ich ochrona pozostaje dla nas absolutnym priorytetem. Wdrażając rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji – zwłaszcza komercyjne narzędzia – od początku chcieliśmy mieć pewność, że będą one wykorzystywane zgodnie z obowiązującymi przepisami i najwyższymi standardami bezpieczeństwa.
Paweł Szopa: Wkolejnych etapach chcemy zastanowić się, jak wykorzystać doświadczenia i rozwiązania wypracowane wewnątrz urzędu z korzyścią dla mieszkańców. Naszym celem jest, aby efekty wdrożenia sztucznej inteligencji były odczuwalne nie tylko dla pracowników, ale również dla osób korzystających z usług urzędu. Jednym z pomysłów, który obecnie analizujemy, jest stworzenie inteligentnej wyszukiwarki dla Biuletynu Informacji Publicznej opartej na sztucznej inteligencji. BIP, ze względu na swoją specyfikę, bywa trudny w obsłudze dla mieszkańców, którzy korzystają z niego sporadycznie. Chcielibyśmy, aby nowe rozwiązanie ułatwiało szybkie odnajdywanie potrzebnych informacji i sprawiało, że kontakt z urzędem będzie prostszy oraz bardziej intuicyjny. To jeden z kierunków, który chcemy rozwijać w najbliższej przyszłości.
Jakie są kolejne etapy rozwoju projektu i czego nauczyliście się podczas pierwszych miesięcy wdrożenia?
Jarosław Sadowski: Myślę, że warto podkreślić jeszcze jedną rzecz – cały czas jesteśmy na początku tej drogi. W ciągu ostatnich kilku miesięcy zdobyliśmy dużo doświadczeń i przygotowaliśmy pierwsze, pilotażowe wdrożenia procesów, które uznaliśmy za najłatwiejsze do uruchomienia na początek.
Nie traktujemy jednak tego projektu jako zakończonego. Wręcz przeciwnie – postrzegamy go jako proces ciągłego doskonalenia. Zespół, który powstał w ramach wdrożenia, będzie nadal rozwijał kolejne rozwiązania, analizował efekty dotychczasowych działań, wprowadzał usprawnienia i identyfikował nowe obszary, w których sztuczna inteligencja może przynieść realne korzyści. Chcemy również angażować w ten proces kolejnych pracowników, aby kompetencje związane z wykorzystaniem AI rozwijały się w całej organizacji. Mamy świadomość, że wciąż jesteśmy na etapie zdobywania doświadczeń. Traktujemy ten projekt jako długofalowy proces rozwoju i wierzymy, że z każdym kolejnym miesiącem będziemy coraz skuteczniej wykorzystywać możliwości, jakie daje sztuczna inteligencja.
Jak przebiegało wdrożenie — od pomysłu i testów po uruchomienie rozwiązania? Kto był bezpośrednio zaangażowany z Urzędu?
Paweł Szopa: Proces wdrożenia rozpoczęliśmy od powołania grupy roboczej, która odpowiadała za koordynację całego projektu. Zależało nam na tym, aby od początku uczestniczyły w nim osoby reprezentujące różne obszary funkcjonowania urzędu. W skład zespołu weszli m.in. wicewójt, sekretarz, inspektor ochrony danych, radca prawny oraz przedstawiciele największej jednostki organizacyjnej – Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. Dzięki temu mogliśmy spojrzeć na wdrożenie zarówno z perspektywy organizacyjnej, prawnej i bezpieczeństwa, jak i codziennej pracy urzędu.
Do udziału w warsztatach zaprosiliśmy również kierowników referatów oraz przedstawicieli jednostek organizacyjnych. Chcieliśmy, aby zdobywali kompetencje związane z wykorzystaniem AI, a jednocześnie zastanawiali się, jak mogą przełożyć tę wiedzę na usprawnienia we własnych zespołach.
Jeśli chodzi o wykorzystywane narzędzia, początkowo testowaliśmy ChatGPT, jednak podczas warsztatów poznaliśmy również możliwości Claude'a. Ostatecznie większość przygotowanych automatyzacji powstała właśnie z wykorzystaniem tego rozwiązania, dlatego obecnie jest ono naszym podstawowym narzędziem do pracy z AI.
Obecnie z komercyjnych narzędzi korzysta zamknięta grupa około 15 pracowników. Są to osoby, które na co dzień realizują zadania, w których potencjał sztucznej inteligencji jest największy i które potrafią najlepiej wykorzystać możliwości tych rozwiązań. Część licencji ChatGPT pozostaje natomiast w Referacie Promocji i Rozwoju Lokalnego, gdzie wykorzystywane są funkcje związane m.in. z tworzeniem koncepcji graficznych i materiałów promocyjnych.
Na tym etapie nie planujemy zwiększania liczby komercyjnych licencji. Zamiast tego rozwijamy własną infrastrukturę opartą na modelach lokalnych działających w naszej serwerowni. Takie rozwiązanie pozwoli udostępnić narzędzia AI większej liczbie pracowników przy jednoczesnej optymalizacji kosztów oraz zapewnieniu wyższego poziomu bezpieczeństwa danych.
Bezpieczeństwo pozostaje dla nas jednym z najważniejszych priorytetów. Dlatego wdrażamy rozwiązania zgodnie z zasadą Zero Trust, analizujemy ryzyko i stale szkolimy pracowników w zakresie odpowiedzialnego korzystania ze sztucznej inteligencji. Chcemy maksymalnie ograniczyć możliwość nieuprawnionego wykorzystania lub wycieku danych.
Docelowo zakładamy model hybrydowy. Z jednej strony najbardziej zaawansowane zadania nadal będą realizowane z wykorzystaniem narzędzi komercyjnych, z drugiej – chcemy udostępnić wszystkim pracownikom lokalny model AI wspierający ich w codziennych, powtarzalnych czynnościach biurowych. Kolejnym etapem będzie rozwój automatyzacji dostosowanych do konkretnych procesów realizowanych w urzędzie.
Od początku przyjęliśmy jednak jedną zasadę, z której nie zamierzamy rezygnować – sztuczna inteligencja ma wspierać pracownika, a nie go zastępować. Każdy rezultat wygenerowany przez AI musi zostać zweryfikowany przez człowieka. Nie planujemy wdrażać w pełni autonomicznych procesów decyzyjnych. Ostateczna odpowiedzialność za podejmowane działania i przygotowywane materiały zawsze pozostanie po stronie pracownika.
Jakie rozwiązanie wdrożyliście i jakie technologie wykorzystuje?
Jarosław Sadowski: Tak, jak wspomniał Paweł, większość rozwiązań opieraliśmy na Claude i tworzyliśmy dedykowane „skille” wspierające konkretne procesy w urzędzie. Oprócz wykorzystania AI do przygotowywania treści na stronę internetową, do mediów społecznościowych czy materiałów graficznych w Referacie Promocji, wdrożyliśmy również rozwiązania dla innych obszarów działalności urzędu.
Jednym z przykładów jest automatyzacja procesu opisywania faktur. W samorządzie każda faktura musi zostać opisana przez pracownika merytorycznego – należy wskazać, czego dotyczy wydatek, przypisać odpowiednią klasyfikację budżetową i wypełnić wymaganą dokumentację, zanim dokument trafi do Referatu Finansów do realizacji płatności.
Udało nam się znacząco usprawnić ten proces, zwłaszcza w przypadku faktur za energię elektryczną, których każdego miesiąca obsługujemy kilkaset. System automatycznie rozpoznaje rodzaj faktury, przypisuje ją do właściwej jednostki lub obiektu, odczytuje najważniejsze dane, przygotowuje opis, uzupełnia wymagane formularze, a jednocześnie aktualizuje zestawienia wykorzystywane przez pracowników. Dzięki wykorzystaniu ustrukturyzowanych danych proces ten został w dużej mierze zautomatyzowany.
Przygotowaliśmy również rozwiązanie wspierające pracowników w stosowaniu nowej klasyfikacji budżetowej, która zacznie obowiązywać od przyszłego roku. AI pomaga przyporządkować wydatki do nowych kodów klasyfikacyjnych, co znacznie ułatwi pracę w okresie przejściowym i ograniczy ryzyko błędów.
Kolejnym przykładem jest wsparcie Referatu Inwestycji. Opracowaliśmy narzędzie, które automatycznie tworzy raport z realizacji inwestycji na podstawie zgromadzonej dokumentacji. Wystarczy wskazać folder zawierający umowy, faktury, protokoły odbioru i pozostałe dokumenty, a AI analizuje ich treść i przygotowuje syntetyczne podsumowanie zgodnie z wcześniej określonym zakresem informacji.
Duże oszczędności czasu przyniosło również wykorzystanie AI do przygotowywania protokołów z sesji. Na podstawie transkrypcji system tworzy wstępną wersję dokumentu, którą pracownik jedynie weryfikuje i uzupełnia. Dzięki temu nie ma już potrzeby ręcznego odsłuchiwania wielogodzinnych nagrań i sporządzania protokołu od podstaw.
To pokazuje, że sztuczna inteligencja najlepiej sprawdza się tam, gdzie wspiera pracowników w wykonywaniu powtarzalnych, czasochłonnych czynności. Pozwala skrócić czas realizacji wielu procesów, ograniczyć liczbę błędów i pozostawić pracownikom więcej przestrzeni na zadania wymagające wiedzy merytorycznej i podejmowania decyzji.
Paweł Szopa: Myślę, że omówiliśmy już najważniejsze przykłady. Warto jednak wspomnieć jeszcze o jednym rozwiązaniu, które okazało się bardzo praktyczne. Wdrożenie AI zbiegło się w czasie z przygotowaniem corocznego raportu o stanie gminy. Dla pani sekretarz przygotowaliśmy narzędzie umożliwiające porównanie raportów z kolejnych lat, automatyczne wskazanie najważniejszych zmian oraz wyciągnięcie kluczowych wniosków. Dzięki temu analiza dokumentów przebiegła znacznie szybciej i sprawniej niż w przypadku ręcznego porównywania ich treści.
Jakie wnioski i rekomendacje przekazalibyście innym samorządom, które chcą rozpocząć wdrażanie AI?
Paweł Szopa: Myślę, że z pełnym przekonaniem możemy polecić podejście, które sami przyjęliśmy. Warto rozpocząć od powołania niewielkiej grupy roboczej odpowiedzialnej za koordynację całego wdrożenia, a następnie zaangażować w warsztaty osoby, które mają największy potencjał i motywację do wykorzystywania narzędzi opartych na sztucznej inteligencji. To właśnie one mogą stać się ambasadorami zmian w swoich zespołach i wspierać pozostałych pracowników. Równie ważne jest wypracowanie jasnych standardów korzystania z AI. Dotyczy to przede wszystkim rozróżnienia zastosowań narzędzi komercyjnych i lokalnych oraz stworzenia zasad, które będą obowiązywać wszystkich pracowników, zwłaszcza w obszarze bezpieczeństwa informacji i ochrony danych. Najważniejszym elementem całego procesu pozostaje jednak edukacja. Nawet najlepsze narzędzia nie przyniosą oczekiwanych efektów, jeśli pracownicy nie będą potrafili z nich korzystać lub nie będą rozumieli ich możliwości i ograniczeń. Dlatego rozwój kompetencji cyfrowych powinien iść w parze z budowaniem standardów oraz wdrażaniem nowych technologii. To właśnie połączenie tych trzech elementów daje największą szansę na trwałe i bezpieczne wykorzystanie sztucznej inteligencji w administracji publicznej.
Jarosław Sadowski: Przede wszystkim zachęcałbym, aby nie zwlekać z rozpoczęciem takiego projektu. Rozwój sztucznej inteligencji postępuje bardzo szybko, dlatego szkoda czasu na odkładanie decyzji. Oczywiście wdrożenie wiąże się z kosztami, zarówno szkoleń, jak i licencji, ale z naszej perspektywy jest to inwestycja, która z czasem przynosi wymierne korzyści w postaci większej efektywności pracy i oszczędności czasu.
Kluczowe jest również wyznaczenie osoby, która będzie liderem całego przedsięwzięcia. Taki entuzjasta potrafi utrzymać tempo prac, motywować zespół i czuwać nad realizacją kolejnych etapów wdrożenia. Równie ważny jest dobór uczestników projektu. Nie powinny to być osoby wybrane przypadkowo, ale pracownicy, którzy są otwarci na nowe technologie, chcą się uczyć i są gotowi poświęcić czas na zdobywanie nowych kompetencji. Wdrożenie AI wymaga nie tylko udziału w szkoleniach i warsztatach, ale także samodzielnego testowania narzędzi oraz szukania sposobów ich praktycznego wykorzystania w codziennej pracy.
Z perspektywy naszego doświadczenia bardzo cenne okazało się również tempo realizacji projektu. Cały proces trwał około trzech miesięcy i choć momentami było to wymagające, ponieważ trzeba było pogodzić wdrożenie z bieżącymi obowiązkami, właśnie ta intensywność okazała się dużą zaletą. Pozwoliła utrzymać zaangażowanie zespołu, zachować dynamikę prac i na bieżąco wykorzystywać nowo zdobywaną wiedzę w praktyce. Dzięki temu szybciej uczyliśmy się nowych rozwiązań i równie szybko mogliśmy je wdrażać.
Gdybym miał wskazać najważniejsze czynniki sukcesu takiego projektu, powiedziałbym, że warto zacząć jak najszybciej, wyznaczyć lidera, zbudować zaangażowany zespół i zadbać o dobrze zaplanowany, intensywny proces wdrożenia. To właśnie połączenie tych elementów pozwala sprawnie przejść od pierwszych szkoleń do realnych usprawnień w codziennej pracy urzędu.
Dziękujemy za rozmowę!
Cykl rozmów „AI w administracji” jest realizowany w ramach programu Centrum Kompetencji AI oraz programu „AI w administracji publicznej. Od strategii do wdrożenia”.
