Most między administracją a przedsiębiorcami

Krótki opis rozwiązania

Świdnik od lat borykał się z problemem mieszkańców unikających opłat za wywóz śmieci. Z każdym rokiem łączna ilość wywożonych odpadów komunalnych w mieście wzrastała, przy czym liczba osób generujących śmieci zwiększyła się jedynie minimalnie. Źródło problemu stanowiły nieprawidłowo wypełnione deklaracje, w których mieszkańcy zgłaszali mniej członków gospodarstwa domowego niż miało to miejsce w rzeczywistości (opłaty naliczane są od każdej osoby). W samym 2018 roku szacowane straty wyniosły około milion złotych¹.

By poradzić sobie z tym problemem, władze miasta zdecydowały się na udział w rządowym programie GovTech, umożliwiającym przedsiębiorcom włączenie się w rozwiązywanie problemów administracji publicznej². W konkursie na stworzenie aplikacji uszczelniającej system gospodarki odpadami i wykrywającej błędy w składanych deklaracjach zgłosiło się 12 firm, a wygrało polskie przedsiębiorstwo IT z Gliwic³. Koszt wdrożenia wyniósł jedynie 20 tys. złotych⁴. Pierwszy rok funkcjonowania systemu pozwolił zidentyfikować ponad 1300 nieprawidłowości. Jeżeli nawet tylko jedna trzecia z nich okaże się prawdziwa, ograniczy to straty miasta o 270 tys. złotych w skali roku⁵.

Problem

• Mieszkańcy niepłacący i unikający opłat za wywóz śmieci (systematycznie rosnąca łączna ilość śmieci przy niewielkim wzroście liczby mieszkańców zapisanych do ich odbioru)
• Miejska gospodarka odpadami generująca duże straty finansowe (wywóz odpadów kosztował w 2018 roku 5 mln zł, a przychód z tytułu opłat wyniósł jedynie 4 mln zł)⁶
• Czasochłonność wykrywania nieprawidłowości związanych z niepoprawnie wypełnionymi deklaracjami i konieczność zwiększenia efektywności ich eliminowania. Niewykorzystywanie potencjału dostępnej technologii IT w celu usprawnienia i automatyzacji procesu

Szczegółowy opis rozwiązania

Z każdym rokiem łączna ilość wywożonych odpadów komunalnych w Świdniku wzrasta – od 11 tys. ton śmieci w 2015 roku przez 11,4 tys. ton w 2016 roku po 11,7 tys. ton w roku 2017. Jednocześnie liczba mieszkańców generujących śmieci zwiększyła się jedynie minimalnie. W 2018 roku straty wynikające z tej rozbieżności szacowane były na około milion złotych⁷.

Szukając remedium na ten problem Świdnik, jako jedyna gmina w Polsce, wzięła udział w rządowym programie „GovTech”⁸, stanowiącym alternatywę dla klasycznego procesu zamówień publicznych. Dzięki jasnym i nieskomplikowanym zasadom oraz eksperckim doradztwie technologicznym czy biznesowym, mniej doświadczone samorządy i przedsiębiorstwa mogą nawiązać współpracę. Aplikując takie podejście sektor publiczny otrzymuje innowacyjny produkt szyty na miarę⁹ – firmy, które zaprezentowały najlepsze rozwiązania startują w przetargu w trakcie którego prowadzą aktywny dialog z samorządem (klientem), umożliwiający pełne zrozumienie potrzeb i oczekiwań.

Identyfikacja potencjalnych rozwiązań w oparciu o program bazuje na procesie konkursowym, w którym w pierwszej kolejności samorządy zgłaszają wyzwanie, a doradcy technologiczni i biznesowi uczestniczący w programie weryfikują czy jest ono nowatorskie i wymaga kreatywnego, innowacyjnego podejścia. W przeciwnym razie samorządom proponuje się bardziej tradycyjne rozwiązania (tj. ogłoszenie zwykłego przetargu bądź skorzystanie z innych funkcjonujący programów wsparcia), a następnie zgłaszające się firmy prezentują prototypy rozwiązania, które podlegają ocenie przez ekspertów w ramach dialogu. Najlepsze projekty startują w przetargu opartym na wypracowanych w negocjacjach transparentnych kryteriach oceny zgłoszonych ofert, a firmy prowadzą dialog z samorządem (klientem), dla skuteczniejszej optymalizacji proponowanego rozwiązania (odpowiedzi, komentarze i sprostowania miasta udostępniane są wszystkim uczestnikom przetargu dla zachowania zasad konkurencyjności)¹⁰.

Chęć sprostania wyzwaniu miasta Świdnik wyraziło 12 przedsiębiorstw, a zwycięzcą została polska firma IT z Gliwic. Wdrożona aplikacja porównuje różne dostępne bazy danych (tj. beneficjenci rządowych programów „Rodzina 500+” czy rejestry oświatowe oraz pomocy społecznej¹¹) i wskazuje, w których nieruchomościach może mieszkać więcej osób, niż wynika to ze złożonych deklaracji. W ciągu pierwszego roku funkcjonowania aplikacji wykryto 1320 nieprawidłowości. Nawet, jeżeli tylko 1/3 z nich się potwierdzi, zysk z wywozu odpadów wzrośnie o 270 tys. zł rocznie¹². Podobne rozwiązanie wdrożono już w Siedlcach. Kraśnik planuje zastosowanie rozwiązującej ten sam problem aplikacji w 2020 roku¹³.

Most między administracją a przedsiębiorcami

Miasta powinny znać swoje potrzeby i dostosować je do oczekiwań mieszkańców. W małym mieście ludzie lubią czuć się bezpiecznie i mieć wszędzie blisko. Inteligentne rozwiązania nie mogą być nadmierne i niepotrzebne¹⁴

^{Ewa Jankowska, Sekretarz Miasta Świdnik}