Łódź Zarządzanie miastem

Cyfrowy krwiobieg urzędu - łódzkie wdrożenie systemu EZD

Typ innowacji Zarządzanie miastem

Lokalizacja Polska

Wielkość miasta Duże (powyżej 100 tys. mieszkańców)

Źródło finansowania Środki unijne (Program Operacyjny Polska Cyfrowa)

Krótki opis rozwiązania

Transformacja cyfrowa jest jednym z wyzwań stojących przed polskimi samorządami. Zgodnie z danymi Głównego Urzędu Statystycznego za 2020 r., elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) funkcjonuje jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw tylko w 26,5% gmin.

Urząd Miasta w Łodzi został w 2015 r. wytypowany do przeprowadzenia w nim pilotażowego wdrożenia elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją, który został stworzony przez urzędników Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego i Państwowy Instytut Badawczy NASK. Miasto mierzyło się ówcześnie m.in. z problemem obiegu dokumentów pomiędzy przeszło 40 wydziałami, mieszczącymi się w aż 22 lokalizacjach.

EZD PUW pozwala na cyfrowe przyjmowanie, realizowanie oraz przesyłanie dokumentacji. System ten odpowiada nie tylko za odejście od papierowej formy obiegu dokumentów i przejście do bardziej ekologicznej – cyfrowej. To przede wszystkim nowy sposób zarządzania dokumentacją, który znacznie usprawnia i skraca czas procedowania spraw, jak również umożliwia większą kontrolę nad nimi.

Problem

Brak transparentności w załatwianiu spraw przez urzędników oraz utrudniony nadzór nad ich realizacją.
Utrudniona wymiana dokumentów pomiędzy komórkami organizacyjnymi urzędu.
Długi czas pomiędzy wpływem sprawy do urzędu, od którego liczone są terminy administracyjne, a przekazaniem do osoby właściwej merytorycznie.
Kosztowne i nieekologiczne wytwarzanie oraz gromadzenie dokumentacji papierowej.
Brak dostępu do zrealizowanych spraw dla innych pracowników danej komórki organizacyjnej, co utrudnia wdrażanie nowych pracowników oraz zastępstwa.

Szczegółowy opis rozwiązania

Łódź, jak wiele miast w Polsce, borykała się z problemem utrudnionej wymiany dokumentów pomiędzy komórkami organizacyjnymi urzędu. Urząd Miasta (UM) w Łodzi w 2015 r. składał się z 46 wydziałów/biur, 243 komórek wewnętrznych i 2200 pracowników w aż 22 lokalizacjach¹. Miesięcznie rejestrowano nawet 309 470 dokumentów papierowych wpływających do kancelarii, które rejestrowane były w punktach przyjęcia korespondencji w 52 sekretariatach. To prowadziło do braku przejrzystości i utrudnionego nadzoru nad realizowaniem spraw oraz długiego czasu pomiędzy wpływem sprawy do urzędu, a jej przekazaniem do merytorycznie właściwego pracownika. Ponadto, funkcjonowanie papierowego obiegu dokumentów generowało koszty, jak i wiele odpadów.

Łódź została wybrana jako miasto, które przeprowadzi modelowe wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD). 15 lipca 2015 roku podpisano Porozumienie o współpracy w zakresie pilotażowego wdrożenia, utrzymania i rozwoju w Urzędzie Miasta Łodzi systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (PUW) i Państwowego Instytutu Badawczego NASK². Realizację projektu wspierać miał Łódzki Urząd Wojewódzki, w którym podobny projekt realizowano w latach 2007-2013³. Założono, że czas pilotażowego wdrożenia wynosić będzie 15 miesięcy – do 15 października 2016 roku.

Wybierając system EZD autorstwa PUW kierowano się funkcjonalnościami posiadanymi przez system, potencjałem jego rozwoju i pozytywną oceną pod kątem intuicyjności i przyjazności użytkownikowi. Wpływ na to miał także jak również fakt, iż jest on przekazywany przez PUW bezpłatnie jako własność Skarbu Państwa. Co ważne, EZD PUW to system stworzony przez urzędników dla urzędników. W pierwszym etapie wdrożenia (sierpień-grudzień 2015 r.) dokonano analizy potrzeb, inwentaryzacji zasobów oraz zakupu sprzętu, po którym w drugim etapie rozpoczęto instalację wersji testowo – szkoleniowej systemu, jego konfigurację i szkolenia pracowników. Kolejno, stanowiska pracy wyposażono w odpowiedni sprzęt, stworzono rejestr korespondencji wpływającej poprzez EZD, jak również wdrożono system w komórkach organizacyjnych urzędu. W październiku 2016 r. zakończono proces migracją danych oraz integracją EZD z ePUAP⁴.

Aktualnie w łódzkim urzędzie na 550 klas spraw aż 229 jest prowadzonych cyfrowo.

Po uruchomieniu działania systemu dotychczasowe 52 punkty kancelaryjne w sekretariatach zastąpiło 11 komórek przyjmujących korespondencję. EZD ograniczyło także koszty funkcjonowania administracji oraz zwiększyło jest proekologiczny charakter, z uwagi na znaczne ograniczenie zużywanego papieru. Przed wprowadzeniem w UM w Łodzi EZD funkcjonowało 160 papierowych dzienników korespondencji przychodzącej oraz 53 dzienniki nadawcze, które zostały zastąpione dwoma dziennikami (wchodzącym i wychodzącym) w EZD. Skracany dzięki systemowi został także czas dostarczenia korespondencji, która w trybie elektronicznym dostępna jest natychmiastowo po zarejestrowaniu. Wcześniej od momentu rejestracji w punkcie kancelaryjnym do przekazania do realizacji pracownikowi merytorycznemu mijały 1 lub 2 dni. Co ważne, EZD umożliwia większy nadzór nad realizowaniem spraw przez urzędników.

Istnieją jednak pewne bariery organizacyjne, które znacznie utrudniają wprowadzanie EZD w administracji publicznej. Wiele spraw – z uwagi na obowiązujące przepisy - nadal musi być procedowanych w formie papierowej. Ponadto, duży odsetek dokumentów jest również prowadzony hybrydowo, tzn. częściowo w formie elektronicznej i papierowej. Przy wprowadzaniu systemu, ważnym etapem jest klasyfikacja spraw do odpowiedniego katalogu w EZD, których może być nawet kilkaset. Dlatego też EZD powinno zostać wdrożone przez wyspecjalizowaną komórkę lub zespół projektowy, składające się z pracowników posiadających wiedzę zarówno informatyczną, prawną, jak i organizacyjną.

Uczestnicy słuchający szkolenia z obsługi systemu.

Fot. Urząd miasta regularnie prowadzi szkolenia z obsługi systemu EZD aby przekonać kolejne wydziały do cyfryzacji

EZD wpływa także istotnie na organizację pracy i przez wielu urzędników przyjmowane jest z niechęcią. Dlatego też ważne jest uświadamianie pracownikom urzędu walorów systemu, możliwości z niego płynących, jak również szerszej perspektywy cyfryzacji administracji. Nie można zapomnieć także o szkoleniach z zakresu obsługi systemu i klasyfikacji dokumentów, gdyż część niechęci do systemu wynika często z obaw przed zmianami.

EZD PUW został nieodpłatnie udostępniony przez Podlaski Urząd Wojewódzki również Urzędom Marszałkowskim w Dolnośląskiem, Opolskiem oraz Urzędom Miejskim w Gdańsku i Piotrkowie Trybunalskim⁵. Wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentacją w Łodzi jest o tyle wyjątkowe, że na 550 klas spraw, aż 229 prowadzonych jest aktualnie cyfrowo.

Warto dodać, że EZD na poziomie rządowym uznano za element strategii cyfryzacji kraju. W 2016 r. poddano ewaluacji rządowy Program Zintegrowanej Informatyzacji Państwa i podjęto decyzję, aby z środki otrzymane w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 stworzyć spójny i sprawny system informacyjnego państwa. Jednym z produktów realizacji tego założenia jest powstający w NASK jednolity system do elektronicznego zarządzania dokumentacją dedykowany całej polskiej administracji – EZD RP⁶.

W trakcie prowadzenia prac związanych z wdrożeniem systemu EZD kwestie informatyczne bardzo szybko odchodzą na plan drugi. Podstawowe dla osiągnięcia celu stają się kwestie organizacyjne. Skala urzędu, rozproszenie lokalizacyjne, struktura organizacyjna, zaangażowanie urzędników, to elementy, których nie można pominąć, ponieważ one determinują efekty wdrażania systemu EZD.

Małgorzata Markowska, Dyrektor Wydziału Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami

Korzyści

Ograniczanie kosztów biurowych oraz skracanie czasu realizacji sprawy – przed wdrożeniem sprawa po przyjęciu przez kancelarię trafiała do merytorysty po jednym – dwóch dniach, obecnie natychmiastowo.
Usprawnienie obiegu dokumentów - przed wdrożeniem w Łodzi funkcjonowało 160 dzienników papierowych i 60 w sumie punktów przyjęcia korespondencji. Po wdrożeniu zastąpił je 1 rejestr EZD i 11 punktów kancelaryjnych.
Większa kontrola nad dokumentami i mniejsze prawdopodobieństwo ich zagubienia, zniszczenia, bądź przypadkowego udostępnienia osobom niepożądanym.
Dostęp do spraw dla wszystkich pracowników danej komórki organizacyjnej ułatwiający wdrażanie nowych pracowników oraz zastępstwa podczas nieobecności.
Możliwość udostępniania dokumentacji innym komórkom organizacyjnym urzędu, jak również innym instytucjom w formie zdigitalizowanej, bez konieczności kopiowania oraz poświadczania za zgodność.

Rekomendacje

Przy wprowadzaniu EZD w urzędzie niezbędne jest zapewnienie merytorycznie właściwego zespołu do wdrożenia systemu, jak również do późniejszej jego obsługi. Powinien on składać się z osób z wiedzą organizacyjną i prawną oraz informatyczną z zakresu baz danych, programowania i fachowego wsparcia dotyczącego e-systemów.
Z uwagi na częstą niechęć i obawy ze strony urzędników do wprowadzania zmian, niezbędna w tym zakresie determinacja ze strony przełożonych i władz miasta dotycząca cyfryzacji urzędu oraz powszechne szkolenia.
Szczególną uwagę należy zwracać na obowiązujące w zakresie gromadzenia i przetwarzania dokumentów, sposobu załatwiania spraw administracyjnych, jak również w zakresie RODO.
Ważne jest pamiętanie, że podstawowym celem EZD nie jest ograniczanie zużycie papieru, a nowoczesne zarządzanie dokumentacją.