WAŻNE

Trwa wysyłka wezwań do zawarcia umowy o zarządzanie PPK. Sprawdź, co należy zrobić po otrzymaniu wezwania!

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Polski Fundusz Rozwoju S.A. z siedzibą w Warszawie przy ul. Kruczej 50, 00-250 Warszawa, moich danych osobowych zawartych w formularzu wyłącznie w celu nawiązaniu kontaktu i udzieleniu odpowiedzi na zadane pytania.
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polski Fundusz Rozwoju S.A. z siedzibą w Warszawie przy ul. Kruczej 50, 00-250 Warszawa, zwany dalej "Administratorem". We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Pani/Pana danych osobowych i przysługujących praw z tym związanych, można skontaktować się z Administratorem poprzez adres email [email protected], telefonicznie pod numerem +48 22 537 75 41 lub pisemnie na adres siedziby Administratora wskazany w punkcie 1 powyżej.
Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane do celów reklamacyjnych przez okres nie dłuższy niż rok od momentu utrwalenia danych, lub dłużej wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami prawa. Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępnione innym podmiotom uprawnionym na podstawie powszechnie obowiązującego prawa. Pani/Pana dane mogą być także przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Administratora, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Administratorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora.
Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do odbiorców znajdujących się w państwach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Przysługują Pani/Panu następujące prawa:

  • prawo dostępu do danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania, sprzeciwu wobec przetwarzania, ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania;
  • prawo wycofania zgody; wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;
  • prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (o ile ma to zastosowanie), w celu ewentualnego przekazania tych danych innemu administratorowi danych;
  • prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, gdy uzna Pani/Pana, iż przetwarzanie danych osobowych dotyczących Pana/Pani osoby narusza przepisy Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016) (RODO).
  • W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem danych. Dane kontaktowe wskazane są w punkcie 2 wyżej.
  • Podanie danych osobowych jest dobrowolne, niemniej jest niezbędne do nawiązania kontaktu i udzielenie odpowiedzi na zadane pytania.
  • W związku z przetwarzaniem danych osobowych, decyzje dotyczące Pani/Pana osoby nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany (bez wpływu człowieka).


Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Polski Fundusz Rozwoju S.A. z siedzibą w Warszawie przy ul. Kruczej 50, 00-250 Warszawa, moich danych osobowych zawartych w formularzu wyłącznie w celu nawiązaniu kontaktu i udzieleniu odpowiedzi na zadane pytania.
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polski Fundusz Rozwoju S.A. z siedzibą w Warszawie przy ul. Kruczej 50, 00-250 Warszawa, zwany dalej "Administratorem". We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Pani/Pana danych osobowych i przysługujących praw z tym związanych, można skontaktować się z Administratorem poprzez adres email [email protected], telefonicznie pod numerem +48 22 537 75 41 lub pisemnie na adres siedziby Administratora wskazany w punkcie 1 powyżej.
Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane do celów reklamacyjnych przez okres nie dłuższy niż rok od momentu utrwalenia danych, lub dłużej wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami prawa. Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępnione innym podmiotom uprawnionym na podstawie powszechnie obowiązującego prawa. Pani/Pana dane mogą być także przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Administratora, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Administratorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora.
Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do odbiorców znajdujących się w państwach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Przysługują Pani/Panu następujące prawa:

  • prawo dostępu do danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania, sprzeciwu wobec przetwarzania, ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania;
  • prawo wycofania zgody; wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;
  • prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (o ile ma to zastosowanie), w celu ewentualnego przekazania tych danych innemu administratorowi danych;
  • prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, gdy uzna Pani/Pana, iż przetwarzanie danych osobowych dotyczących Pana/Pani osoby narusza przepisy Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016) (RODO).
  • W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem danych. Dane kontaktowe wskazane są w punkcie 2 wyżej.
  • Podanie danych osobowych jest dobrowolne, niemniej jest niezbędne do nawiązania kontaktu i udzielenie odpowiedzi na zadane pytania.
  • W związku z przetwarzaniem danych osobowych, decyzje dotyczące Pani/Pana osoby nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany (bez wpływu człowieka).


Bydgoszcz Zarządzanie miastem

Robotyzacja procesów administracyjnych w Urzędzie Miasta Bydgoszczy

Typ innowacji Zarządzanie miastem
Lokalizacja Polska
Wielkość miasta Duże (powyżej 100 tys. mieszkańców)
Źródło finansowania Środki własne

Opis rozwiązania:

W Bydgoszczy do tej pory wdrożono 3 roboty automatyzujące procesy biznesowe w urzędzie miasta.  Najbardziej skomplikowanym jest robot służący do zarządzania obiegiem faktur, który przetwarza miesięcznie tysiące dokumentów, integrując ze sobą kilka różnych aplikacji biznesowych i systemów. Działa od rana do wieczora i nie straszna mu jest ilość pojedynczych zadań do wykonania, ani żmudne i precyzyjne wprowadzanie danych z jednego systemu do drugiego. Jest to samorządowa innowacja na skalę ogólnopolską, dzięki której Bydgoszcz nie tylko zwiększyła efektywność pracy urzędu, ale również poczyniła oszczędności. Inwestycja w robota zwraca się praktycznie od razu, i uwalnia czas urzędników, którzy zamiast na monotonne zadania,  mogą zając się tym, co należy do ludzi - dbaniem o dobro miasta i jego mieszkańców.

Problem:

  • Kosztowny czas pracy pracowników marnowany na żmudne i powtarzalne zadania
  • Błędy w danych wprowadzanych przez pracowników z powodu dużej liczby precyzyjnych i monotonnych procesów przepisywania danych
  • Brak spójności w danych dot. rozliczania energii elektrycznej
  • Duża ilość niezintegrowanych przestarzałych systemów, które wymagają synchronizacji danych pomiędzy sobą
  • Nierozliczone nadpłaty za zamówioną energię w stosunku do rzeczywistego zużycia
  • Papierowe faktury za energię elektryczną

Szczegółowy opis rozwiązania

Bydgoszcz stała się pionierem polskiego samorządu w zakresie robotyzacji procesów biznesowych. Narzędzia RPA takie jak to wdrożone w Bydgoszczy, mają ogromny potencjał w powtarzalnych pracach administracyjnych, gdzie osiągają kilkadziesiąt razy lepsze rezultaty niż urzędnik, przy wielokrotnie niższym koszcie. Dla urzędników nie oznacza to jednak utraty zatrudnienia.1
W zaoszczędzonym czasie będą mogli skupić się na istotnych problemach mieszkańców i innych odbiorców usług urzędu, bez konieczności wykonywania monotonnych procesów.3

Robot w pewnym sensie zastępuje ręce człowieka, wykonując powtarzalne prace automatycznie. Pozwala też wychwytywać błędy, zbierać i porównywać dane. Łatwo go dopasować do zmiany dostawcy. Mowa tutaj o najbardziej zaawansowanym robocie dotychczas wdrożonym w Bydgoszczy, który służy do automatyzacji procesu obiegu faktur za energię elektryczną.

Za wdrożenie, koordynację i odbiór projektu robotyzacji procesów zarządzania obiegiem faktur za energię elektryczną, czyli jednego z 3 robotów działających w UM Bydgoszczy, odpowiadał zespół odpowiedzialny za zarządzanie energią, który został utworzony w 2016 roku i aktualnie składa się z sześciu osób, zarządzany przez p. Tomasza Bońdosa. Zespół podejmuje inicjatywy mające na celu wprowadzanie oszczędności energetycznych w poszczególnych obszarach działania miasta.2

Pieczę nad wdrożeniami i wsparcie w zakresie tworzenia robotów dla jednostek miasta piastuje Wydział Informatyki Urzędu Miasta Bydgoszczy, którego dyrektorem jest p. Janusz Popielewski.

Wdrożenie robota pozwoliło na zaoszczędzenie łącznie około miliona zł. Ponadto, dzięki systematycznemu zbieraniu danych umożliwiło także wysnucie wniosków prowadzących do optymalizacji wykorzystania energii w mieście.

Robotyzacja procesów to inwestycja, która jako jedna z nielicznych w miejskim środowisku - zwraca się praktycznie od razu, a wszystkie osoby, których czas pracy zostaje w ten sposób zaoszczędzony, od razu mogą przekierować swój czas i energię na inne zadania, co pozwala wykorzystać ich potencjał i ludzki intelekt, a monotonne, analityczne działania są zadaniami dla robota.

Urząd przyszłości wyobrażam sobie jako urząd, gdzie większość procesów zachodzi automatycznie, a ludzie zajmują się dbaniem o dobrostan miasta i jego mieszkańców. Działa szybko i sprawnie, dorównując tempa zmianom zachodzącym na rynku komercyjnym, w innych miastach, i stylowi życia mieszkańców. Optymalizuje wykorzystanie energii i podejmuje decyzje bazując na rzetelnych danych.

Janusz Popielewski, Dyrektor Wydziału Informatyki Urzędu Miasta Bydgoszczy
 

Korzyści

  • Wielokrotnie niższe koszty obsługi zrobotyzowanych procesów obiegu dokumentów związanych z rozliczeniem energii elektrycznej z ponad 1400 punktów poboru energii w Bydgoszczy
  • Uwolnienie czasu istotnych pracowników urzędu na rzeczy faktycznie wymagające ich ingerencji
  • Możliwość odpowiedniego zbierania i analizy danych, służących m.in do optymalizacji wydatków
  • Przyspieszenie wewnętrznych procesów w urzędzie
  • Możliwość rozbudowy robota o dodatkowych dostawców i nowe Punkty Poboru Energii
  • Nieograniczona liczba obiegowych wiadomości e-mail z dokumentami
  • Natychmiastowy zwrot z inwestycji
  • Brak ryzyka błędów i nieprawidłowości związanych z przetwarzaniem danych
  • Brak konieczności wdrażania nowych systemów i aplikacji biznesowych
  • Oszczędności dla urzędu i dla dostawcy energii elektrycznej dzięki elektronicznemu przesyłowi faktur.

Rekomendacje

  • Współpraca wydziałów biznesowych z departamentem IT we wdrażaniu robotyzacji
  • Automatyzacja proces po procesie, dokładnie dokumentując i ustalając proces wspólnie z dostawcą
  • Wdrażanie robotyzacji wychodząc od konkretnej potrzeby
  • Odpowiednia konfiguracja robota, dopasowana do charakterystyki robotyzowanego procesu i możliwości urzędu
  • Współpraca z więcej niż jednym dostawcą, na wypadek problemów
  • Analiza ryzyka przy każdym procesie.

Kontakt

Janusz Popielewski 
Dyrektor Wydziału Informatyki Urzędu Miasta Bydgoszczy

[email protected] 
tel. 52 58 58 919, 52 58 58 289

Poznaj podobne rozwiązania