Przejdź do treści
[Polecamy]

Nowy program Team Poland dla Ukrainy - kompleksowe wsparcie dla firm planujących działanie na rynku ukraińskim

Publikacje Data publikacji: 11 czerwca 2025

5 pytań na Cyfrowy Start - Wywiad z #BergSystem

Autor Magdalena Bryś Ekspertka ds. rozwoju innowacji, Departament Rozwoju Innowacji | Polski Fundusz Rozwoju S.A.
Polski Fundusz Rozwoju S.A.

Cyfrowy Start to cykl rozmów z polskimi firmami technologicznymi, które aktywnie wspierają cyfryzację sektora MŚP i dużych firm. Prezentujemy rozwiązania dostępne w ramach Partnerstwa Technologicznego PFR, pokazując, jak realnie wspomagają one transformację cyfrową innych przedsiębiorstw. Zapraszamy do rozmowy z Marcinem Konopką – Prezesem Zarządu Berg System.

Jakie rozwiązania oferujecie w ramach Partnerstwa Technologicznego PFR?

Oferujemy system CRM. Nasze rozwiązanie zostało stworzone z myślą o firmach, które chcą skutecznie pozyskiwać i obsługiwać klientów oraz sprawnie zarządzać już zawartymi umowami.

Wiemy, że w pierwszych latach działalności to właśnie sprzedaż decyduje o sukcesie – dlatego pomagamy uporządkować procesy, śledzić wyniki i budować bazę lojalnych klientów od samego początku.   

A z jakimi problemami w cyfryzacji najczęściej mierzą się firmy i jak im właśnie pomagacie przez to rozwiązanie tak CRM-owe?

Wiele firm – szczególnie na początku drogi – mierzy się z pozornie prostymi, ale kosztownymi problemami organizacyjnymi. Przykład? Handlowiec w firmie naszego klienta dostaje kilkanaście zgłoszeń dziennie i nie wie, którymi klientami zająć się w pierwszej kolejności. Albo: doradcy klienta i handlowcy, którzy obsługują leady. Oni najczęściej gubią się w ustaleniach z klientami. Nie pamiętają, co było wysłane, co obiecane, czy klient już odpowiedział? Przez tego rodzaju niedopatrzenia - finalnie oferta nie dochodzi do skutku.

To wszystko wpływa bezpośrednio na skuteczność procesów sprzedażowych. Jeśli spojrzymy nieco wyżej, pojawiają się wyzwania związane z zarządzaniem zespołem – ze sprawdzeniem kto pracuje skutecznie, a kto potrzebuje wsparcia?      W tym przypadku potrzeba więc monitorowania efektywności pracy handlowców i doradców z klientami.

Z kolei w obszarze marketingu dobrym przykładem wyzwania jest przekazywanie zgłoszeń od potencjalnych klientów z formularzy na stronie internetowej lub z kampanii marketingowych bezpośrednio do odpowiednich doradców. Jeśli ten proces nie działa płynnie, szanse sprzedażowe po prostu się marnują.     

Podsumowując: mówimy o cyfryzacji procesów sprzedaży, częściowo marketingu, o pracy na danych i systemie, który nie tylko zbiera informacje, ale prowadzi zespół krok po kroku do domknięcia sprzedaży.

Młode firmy, które dopiero startują lub są na początku drogi digitalizacji, często są ekspertami w swojej branży. Nie oznacza to jednak, że każda z nich ma doświadczenie w organizacji i prowadzeniu firmy, zwłaszcza w kontekście sprzedaży i marketingu. Potrzebują wsparcia w organizacji działań handlowych.

Dlatego też, aby działania te były skuteczne, kluczowe jest odpowiednie oprogramowanie i automatyzacja procesów związanych z pozyskiwaniem oraz obsługą klienta. To trend, który trwa od lat i my dokładnie w tych obszarach realizujemy wszystkie pojawiające się potrzeby firm sprzedażowych.     

Dlaczego dołączyliście do Partnerstwa Technologicznego PFR i co Wam to daje?

Nasza firma działa na rynku od ponad 13 lat. Doskonale pamiętam nasze początki – jak trudno było zdobyć potrzebną wiedzę, jak wiele rzeczy musieliśmy uczyć się na własnych błędach i porażkach.

Wtedy też spotkaliśmy na swojej drodze osoby, które chciały nam pomóc, wskazać kierunek, podpowiedzieć, jak iść dalej. Dziś udział w programie traktujemy jako formę odwdzięczenia się – chcemy wesprzeć tych, którzy są dopiero na początku swojej drogi. Pomóc im uniknąć błędów, które my popełnialiśmy, i podzielić się naszym doświadczeniem.

A patrząc na to bardziej holistycznie – jeśli jako kraj, jako gospodarka mamy być silniejsi, bardziej konkurencyjni i innowacyjni, to czujemy, że jako Berg System możemy dołożyć do tego swoją cegiełkę. I robimy to z dużą satysfakcją.

Czy możecie podzielić się przykładem firmy, która skorzystała z Waszego rozwiązania i osiągnęła wymierne korzyści?

Tutaj mogę podać konkretny przykład firmy handlowej, z którą współpracujemy. Nasz system CRM został zintegrowany z ich stroną internetową. Dzięki temu zgłoszenia od potencjalnych klientów trafiają bezpośrednio do odpowiedniego doradcy. Ten natychmiast otrzymuje automatyczne powiadomienie, że powinien jak najszybciej skontaktować się z klientem i odpowiedzieć na jego pytania. W efekcie skróciliśmy czas oczekiwania klienta na ofertę z kilku dni do zaledwie kilku minut. To znacząco przełożyło się na skuteczność działań sprzedażowych i pozyskiwania klientów.

Drugi przykład dotyczy firmy oferującej powtarzalne produkty lub usługi, z modelem działania przypominającym branżę ubezpieczeniową, gdzie np. co roku odnawia się polisę.

W tym przypadku wdrożyliśmy automatyzację, która przypomina pracownikom o kończących się umowach klientów. Równolegle system CRM wysyła do klientów spersonalizowane wiadomości SMS z informacją o zbliżającym się terminie zakończenia współpracy. Klient otrzymuje też wskazówkę, z kim z firmy może się skontaktować lub zapowiedź, że wkrótce odezwie się do niego konkretny doradca. Takie podejście znacząco zwiększyło skuteczność odnawiania umów i poprawiło komunikację z klientami.

Czy współpracujecie z firmami dopiero rozpoczynającymi cyfryzację, czy z bardziej zaawansowanymi technologicznie?

To zależy – pracujemy z dwoma typami firm. Z jednej strony to młode przedsiębiorstwa, które dopiero startują i od początku chcą działać nowocześnie. Z drugiej – firmy z dłuższą historią, które do tej pory funkcjonowały w sposób bardziej tradycyjny, ale teraz zauważają, że konkurencja ich dogania i chcą wykonać krok naprzód w kierunku digitalizacji.

Dla jednych i drugich nasze rozwiązanie jest odpowiednie. Co ważne – w ramach naszych usług, np. w programie PFR, oferujemy nie tylko samo narzędzie, ale również pełne wsparcie we wdrożeniu.

Na co dzień tworzymy i wdrażamy systemy CRM, a ponieważ nasi klienci często nie mają w tym zakresie doświadczenia, pomagamy im się zaadaptować, wdrożyć procesy i doradzamy, jakie automatyzacje będą w ich biznesie najbardziej efektywne.

Jakie macie plany na rozwój i dalszą pomoc firmom w cyfryzacji?

Jednym z kluczowych kierunków naszego rozwoju jest wdrażanie narzędzi opartych na sztucznej inteligencji. Pracujemy nad rozwiązaniem, które umożliwi automatyczne odczytywanie danych z dokumentów PDF w celu przyspieszenia i zoptymalizowania pracy oraz ograniczenia ręcznej obsługi dokumentów. Drugim ważnym obszarem jest cyfryzacja procesu podpisywania umów. Realizujemy to we współpracy z firmą Autenti, która jest naszym partnerem. Dzięki temu nasi klienci mogą nie tylko zarządzać sprzedażą i obsługą w systemie CRM, ale również finalizować umowy w pełni online – szybko, bezpiecznie i zgodnie z przepisami.     

Berg System dołączyła do inicjatywy PFR – Partnerstwa Technologicznego PFR, platformy, która łączy dostawców nowoczesnych narzędzi cyfrowych z firmami gotowymi na transformację technologiczną.

Więcej o platformie na stronie: Partner Technologiczny